Por lo general, un recurso compartido se refiere a un recurso de hardware o software al que pueden acceder uno o más sistemas remotos a través de una red. Por lo general, esto se hace de una manera bastante fluida, lo que permite compartir recursos e información de manera rápida y eficiente, sin la necesidad de enviar información activamente entre usuarios. Un recurso compartido generalmente se almacena en una máquina o sistema que actúa como un host para que otros usuarios o clientes se conecten y accedan a la red. Estos recursos pueden incluir archivos individuales, carpetas y otro software, así como hardware como impresoras y escáneres.
Una de las mayores diferencias entre un recurso compartido y otros tipos de información digital a la que pueden acceder varios usuarios es la facilidad con la que se accede a los recursos compartidos. Dos usuarios en una red, por ejemplo, pueden enviarse archivos y datos entre sí, pero el proceso a menudo requiere el envío activo de esta información. Un recurso compartido, por otro lado, se referiría a un archivo alojado en una máquina a la que pueden acceder los clientes en una red, lo que permite a los usuarios acceder a ese archivo a voluntad. Si bien el cliente aún puede realizar una solicitud activa, no existe la interacción entre dos o más usuarios en otros tipos de sistemas.
Esto hace que un recurso compartido sea más fácil de usar por parte de los empleados dentro de una empresa u organización. Una empresa que está trabajando en un nuevo programa de software, por ejemplo, puede tener numerosos archivos y recursos ubicados en una máquina host. Luego, diferentes empleados pueden acceder a esta información a través de los terminales de los clientes, independientemente de cuándo otros usuarios estén o estén utilizando los datos. Esto permite que estos empleados modifiquen y agreguen a este recurso compartido y los equipos pueden trabajar juntos virtualmente a largas distancias e incluso en diferentes momentos cargando los cambios que han realizado para que los vean los demás.
Un recurso compartido también puede incluir hardware que forma parte de una red. Los dispositivos como impresoras y escáneres a menudo se configuran en una red para que los utilicen numerosos usuarios. Una biblioteca, por ejemplo, puede tener varias docenas de computadoras y dos impresoras, todas conectadas en una red. En este caso, cada impresora actuaría como un recurso compartido para un número determinado de computadoras, lo que permitiría a los usuarios enviar proyectos a la cola de impresión, que luego enviaría esos documentos a la impresora. Esto permite que varios usuarios compartan un solo dispositivo y, por lo general, se utiliza software para organizar este proceso para facilitar su uso y reducir la pérdida de datos.