El software de administración de arrendamientos es una aplicación informática especial que puede administrar múltiples propiedades de alquiler o arrendamiento para un propietario individual, una empresa de bienes raíces o un grupo de administración de propiedades. Las formas más comunes de software de gestión de arrendamientos permiten a los propietarios o administradores gestionar contratos de arrendamiento, ventas y acuerdos de alquiler para residentes. Muchos sistemas de software de arrendamiento permiten la gestión de solicitudes de servicio, control de plagas, cuidado del césped, remoción de nieve o servicio de basura. Estos programas también pueden realizar un seguimiento de todos los gastos de propiedad, como impuestos y mantenimiento de la propiedad.
La mayoría de las empresas de propiedades comerciales utilizan algún tipo de software de administración de arrendamientos para manejar todas las responsabilidades de poseer y cuidar grandes propiedades, como edificios de apartamentos, instalaciones de vida asistida, edificios militares y complejos de viviendas corporativas. A menudo, la propiedad puede ser administrada fácilmente por unos pocos empleados administrativos que realizan un seguimiento de los nuevos arrendamientos, renovaciones, pagos de alquiler y depósito, impuestos y gastos de mantenimiento de forma remota desde una oficina corporativa.
El uso de software de gestión de arrendamientos no se limita solo a grandes propiedades comerciales como edificios de apartamentos. En muchos casos, las agencias inmobiliarias utilizan una versión modificada del software de administración de arrendamientos para manejar las múltiples casas y edificios que están disponibles para la venta o alquiler. Este software permite a las firmas de bienes raíces asignar ciertas propiedades a agentes regionales, mantener las propiedades para exhibiciones, programar jornadas de puertas abiertas y manejar todos los formularios de bienes raíces y trámites financieros, ventas de bienes raíces y administración de arrendamientos.
Muchas veces, cuando las personas están en el proceso de alquilar sus propiedades privadas, pueden usar el software de administración de arrendamientos para administrar los contratos de arrendamiento, los depósitos de seguridad, las reparaciones del hogar y las facturas de impuestos, todo en un solo lugar. Hay opciones gratuitas y de bajo costo para el software de administración de arrendamientos disponibles para que los usen los propietarios privados. El software de arrendamiento permite a los propietarios de viviendas manejar las muchas responsabilidades de la propiedad de una vivienda de manera mucho más eficiente y económica desde la comodidad de su computadora doméstica.
Los residentes de propiedades comerciales y privadas también pueden beneficiarse de las muchas características que ofrece el software de administración de arrendamientos. El software de arrendamiento puede almacenar copias digitales de los contratos de alquiler de forma segura, informar a los inquilinos sobre cambios importantes, alertar a los inquilinos cuando vence el alquiler, permitir solicitudes de servicio en línea e incluso administrar los pagos de alquiler y servicios públicos. El software de arrendamiento facilita el acceso a esta información en cualquier momento que sea necesario y es una manera fácil de comunicarse con los propietarios después del horario comercial habitual.