Cuando la mayoría de la gente piensa en cómo enviar un fax, imagina una máquina de fax dedicada que se encuentra en su escritorio. Sin embargo, con las computadoras modernas, puede enviar una directamente desde la computadora de su hogar. Hay varias formas de lograr esto, con o sin un módem y una línea telefónica separados. Independientemente de cómo se envíe el fax, sin embargo, cualquier documento que desee enviar aún debe llegar a su computadora de alguna manera. Para los documentos que crea en la computadora, esto obviamente no es un problema, pero para los documentos impresos, aún necesitará algún tipo de escáner para colocar el documento en su paquete de software de fax.
Si está ejecutando Windows® o un sistema operativo Mac y tiene un módem conectado a una línea telefónica de algún tipo, puede enviar un fax como una capacidad nativa de la computadora. Muchos programas de estas computadoras, como Microsoft Word®, pueden enviar documentos creados en ellas como faxes. Hacerlo no requiere ningún software especial ni pasos adicionales. Todo lo que tiene que hacer para enviar el documento desde el programa es abrir el documento que desea enviar por fax y seleccionar la opción Imprimir, como si lo estuviera enviando a una impresora. A continuación, puede cambiar la selección de impresora de su impresora normal a la opción Fax.
Cuando haga clic en Imprimir, en lugar de imprimir el documento en su impresora, aparecerá un cuadro de diálogo de fax especial. Este cuadro de diálogo solicita información como el número de fax, una portada opcional para agregar al fax y cuándo debe enviarse el fax, si desea retrasar su hora de salida. Una vez que envíe el fax, se iniciará un monitor de fax que lo mantendrá informado de cómo va el fax. El número se marcará a través de su módem, y si el número no está ocupado, se enviará y se recibirá en el otro extremo como si fuera cualquier otro fax enviado desde una máquina de fax normal.
Si no tiene un módem o una línea telefónica para enviar el fax, también puede aprovechar una serie de servicios en línea que le permiten enviar faxes a través de sus sistemas. Por lo general, estos programas cobran una tarifa mensual por una línea dedicada normal. Para enviar un fax, simplemente inicie sesión en su sistema y agregue como archivo adjunto cualquier archivo que desee enviar por fax, ya sea un documento directamente desde la computadora o algo que haya escaneado desde una copia impresa. Este documento luego se envía por fax al número que ingresó, junto con una portada opcional, utilizando su propio equipo en sus instalaciones.
Además, al utilizar un sistema en línea, también se le proporciona un número de fax exclusivo para su propio uso. Esto significa que puede recibir faxes las 24 horas del día, los siete días de la semana, sin el inconveniente de tener su propia máquina de fax y una línea telefónica dedicada. Los faxes se reciben a su número en las instalaciones del proveedor y luego se le envían por correo electrónico como imágenes.