El software de flujo de trabajo proporciona una forma para que una computadora alcance su máximo potencial: hacer trabajo para el usuario para que pueda continuar con otras tareas importantes. Este software tiene muchas funcionalidades y algunas de las más conocidas realizan algunas de las tareas informáticas más comunes.
Uno de los beneficios del software de flujo de trabajo es que puede ayudar a ahorrar tiempo al usuario al automatizar las rutinas y subrutinas en las que de otro modo dedicaría tiempo, como la entrada de datos y el filtrado de correo electrónico. El software se puede configurar para procesar la entrada de datos de tal manera que se ejecute en segundo plano, lo que permite al usuario concentrarse en otras tareas más importantes. Lo mismo ocurre con el filtrado de correo electrónico, el proceso de colocar los mensajes de correo electrónico en diferentes carpetas de acuerdo con las instrucciones preinstaladas o instaladas por el usuario.
Los minoristas que se especializan en pedidos en línea y / o telefónicos de los clientes a menudo encuentran que les gusta mucho el software de flujo de trabajo. Este tipo de aplicación puede automatizar tareas que normalmente consumen mucho tiempo, como el procesamiento de pedidos, los reembolsos y el seguimiento de mercancías. Se puede configurar para manejar tales tareas y garantizar que todos los datos lleguen a los lugares correctos. Este es un beneficio secundario del uso del software: la capacidad de evitar errores humanos que inevitablemente surgen en las tareas relacionadas con la empresa.
Con la creciente popularidad de la comunicación electrónica, cada vez más empleados envían y reciben correos electrónicos, faxes e imágenes digitales. Los escáneres se utilizan a menudo para crear estos archivos digitales. El software de flujo de trabajo también puede ayudar aquí, al automatizar el proceso de escaneo y envío. Un usuario puede configurar su software para hacer esto designando una carpeta de Escaneo, digamos, e instruyendo al programa para escanear cualquier cosa que se encuentre en la carpeta y adjuntar el resultado a un correo electrónico. En algunos casos, un usuario puede incluso numerar los archivos y designar las direcciones de correo electrónico correspondientes, por lo que no necesita dedicar tiempo a abordar cada correo electrónico individual.
Otra tarea útil que realiza este tipo de software es la conversión de archivos. Uno de los tipos más populares de conversión de archivos en estos días es hacer archivos PDF a partir de casi cualquier otro tipo de archivo. Adobe®, el creador de pdf, crea software que permite precisamente este tipo de automatización; otras aplicaciones creadas por otros desarrolladores ofrecen el mismo tipo de funcionalidad.