El software colaborativo es un software que facilita que un grupo de personas trabaje dentro del mismo sistema o aplicación, sin importar dónde se encuentren. Estas aplicaciones de software colaborativo suelen ser el correo electrónico, los grupos de noticias y el chat. Las aplicaciones de software colaborativo comunes que son fácilmente reconocidas por los usuarios de computadoras actuales incluyen Lotus Notes, sistemas de servidor de correo electrónico como FirstClass y Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink y Workspot.
Algunos expertos dividen el software colaborativo en tres categorías: herramientas de comunicación, herramientas de conferencias y herramientas de gestión colaborativa. Las herramientas de comunicación incluyen correo electrónico, FAX y correo de voz. Las herramientas de conferencia incluyen conferencias de datos, voz y video; y tableros de mensajes y salas de chat. Las herramientas de gestión colaborativa incluyen calendarios electrónicos, sistemas de gestión de proyectos y sistemas de flujo de trabajo.
Otros expertos dividen el trabajo en grupo en dos categorías relacionadas con el tiempo y otras dos categorías relacionadas con el lugar. Cuando los empleados utilizan una aplicación al mismo tiempo, se trata de software colaborativo sincrónico; los trabajadores que utilizan la misma aplicación en diferentes momentos, sin embargo, utilizan software colaborativo asincrónico. Las categorías relacionadas con el lugar están colocadas, groupware que usan las personas en el mismo lugar; y la distancia, groupware que es utilizado por personas en diferentes lugares.
Las empresas utilizan el software colaborativo por diversas razones. Una razón principal es evitar el problema tradicional de tener empleados en diferentes lugares que necesitan trabajar en la misma aplicación. Al iniciar sesión en un servidor de red o intranet, los empleados de diferentes lugares pueden acceder a la misma aplicación y beneficiarse de las diversas perspectivas y opiniones de los demás. Esta funcionalidad es una faceta principal del teletrabajo. Si puede iniciar sesión en el servidor de la empresa desde cualquier lugar, no es necesario que esté en la oficina para acceder a cierto software colaborativo.
El teletrabajo puede ahorrar en gastos de viaje tanto para las empresas como para los empleados. También puede permitir la comunicación en tiempo real cuando de otro modo sería imposible. Esta comunicación puede fomentar una mayor comprensión de los objetivos y metas de los proyectos de una empresa, mediante la discusión en grupo de cada paso en el camino hacia el logro de esos objetivos y metas.
Otro uso del software colaborativo es la resolución de problemas en grupo. Muchas veces, algunos empleados ven las cosas de manera diferente a otros empleados. Si todos trabajan dentro del mismo marco de aplicación, pueden resolver problemas colectivamente, ahorrando tiempo y dinero a la empresa. Sin groupware, esta cooperación en tiempo real no sería posible.