El software de software colaborativo se puede clasificar en función de si requiere que los usuarios utilicen el software al mismo tiempo. Cuando los usuarios necesitan usarlo simultáneamente, se llama síncrono. Si los usuarios pueden usarlo en diferentes momentos, se llama asíncrono. Ambos tipos ofrecen aplicaciones para uso comercial y personal que van desde correo electrónico hasta juegos.
El correo electrónico es una de las primeras aplicaciones de trabajo en grupo. Esta aplicación es asincrónica porque los usuarios pueden enviar y recibir correos electrónicos en diferentes momentos. El correo electrónico guarda un registro de la comunicación, lo que lo hace útil para documentar discusiones y decisiones. Las listas de correo son una expansión del correo electrónico diseñada para comunicarse con grupos.
Los foros de Internet, que utilizan con frecuencia software colaborativo de código abierto, son otra aplicación asincrónica. Los usuarios visitan el foro en diferentes momentos y pueden leer y publicar mensajes. Los foros también conservan publicaciones, aunque muchos foros permiten a los usuarios y administradores eliminar o editar publicaciones.
Muchas organizaciones implementan software colaborativo donde los documentos se mueven de forma asincrónica de un usuario a otro, y cada usuario contribuye de alguna manera. Por ejemplo, un prestatario potencial puede completar una solicitud de préstamo en línea y enviarla. Un empleado de la compañía de préstamos revisa la solicitud y agrega información. La solicitud de préstamo puede enviarse luego a un empleado de nivel superior para su aprobación. Una vez aprobada, la solicitud pasa a otro empleado para completar el procesamiento.
Los calendarios son un ejemplo común de software colaborativo asincrónico. Los usuarios agregan eventos a sus calendarios a su conveniencia. Esa información puede estar disponible para otros usuarios incluso cuando el calendario del usuario original está cerrado.
En el software de software colaborativo síncrono, los usuarios deben estar en la aplicación al mismo tiempo para comunicarse. Estas aplicaciones de software sirven con frecuencia a personas que se encuentran en diferentes ubicaciones. Los sistemas de chat son aplicaciones de software colaborativo sincrónicas que pueden utilizar texto o video. Los chats de texto tienen la ventaja de una búsqueda y revisión de contenido fáciles. El video se parece más a la interacción cara a cara y puede permitir a los usuarios leer las expresiones faciales y el tono de voz de los demás.
Otro tipo de software colaborativo sincrónico, el software de reuniones, está diseñado para facilitar las reuniones de grupos que se encuentran en diferentes ubicaciones. Este tipo de software puede utilizar videoconferencias, compartir pantalla de computadora o una combinación de ambas tecnologías. Las empresas pueden instalar tecnología de video en las salas de reuniones para adaptarse a este tipo de software colaborativo.
Las pizarras electrónicas se pueden utilizar para conferencias en línea sincrónicas. Los usuarios en diferentes ubicaciones pueden escribir en la pizarra y ver lo que han escrito otros usuarios. Estos sistemas de software de trabajo en grupo generalmente guardan un registro de la pizarra.
Groupware también tiene un lugar fuera del ámbito empresarial. Ciertos tipos de juegos multiusuario son software de trabajo en grupo sincrónico. Los jugadores en diferentes ubicaciones se registran en el juego y juegan contra otros en tiempo real.