Un error de transcripción es un error que se comete cuando una persona ingresa datos de una forma de documentación grabada a otra, generalmente un documento de texto orientado por computadora o un sistema de registros electrónicos. Ciertas empresas, como las oficinas médicas y legales, requieren con regularidad que las notas escritas a mano, cintas de audio y otros documentos informales se transcriban a una versión electrónica formal. Hay muchas razones por las que puede ocurrir un error de transcripción, la más común es un simple error humano, aunque el uso de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también puede dar lugar a errores. Algunas medidas preventivas que se pueden tomar para reducir la posibilidad de un error de transcripción incluyen la entrada de datos dobles del mismo material fuente y un software automatizado que verifica la sintaxis y el contexto de las oraciones.
Realmente no hay industria que no experimente un error de transcripción en ocasiones. El acto de transcribir información, y la cantidad a transcribir, generalmente requiere que los trabajadores de ingreso de datos mantengan un ritmo rápido que, en última instancia, puede conducir a un error. Los errores de transcripción causados por humanos pueden deberse a que la persona no mira la pantalla de la computadora al escribir, a la incapacidad de leer o escuchar con precisión el material original, o simplemente debido a un deslizamiento físico o una mala posición de los dedos. En algunas situaciones, existe una tasa de error aceptable para los trabajadores de entrada de datos; en otras situaciones, como las que se encuentran en el campo de la medicina, incluso un pequeño error de transcripción puede provocar resultados desastrosos.
Una forma de transcripción involucra el software OCR. Este software tomará una imagen escaneada de un documento e intentará aislar y traducir letras y palabras individuales en una página, convirtiéndolas en un documento de texto digital. Puede ocurrir un error de transcripción si el software no puede determinar qué letra específica es realmente. Esto puede ser el resultado de una letra ilegible, un documento mal copiado que tiene manchas, suciedad en el escáner o arrugas y otras imperfecciones en el papel. La única solución, y la única forma de detectar los errores que suceden de esta manera, es hacer que una persona revise el documento resultante.
La posibilidad de cometer un error de transcripción aumenta cuando el trabajador de entrada de datos desconoce el contexto del material de origen. La falta de familiaridad con los términos técnicos o el uso de códigos largos y confusos puede llevar a un empleado de entrada de datos a hacer suposiciones incorrectas sobre la intención del material de origen, lo que provocaría errores ortográficos, errores o una estructura gramatical incorrecta. Esto puede ocurrir con frecuencia durante la transcripción de materiales legales, razón por la cual las personas que transcriben documentos legales con regularidad deben tener cierta experiencia en el campo legal.