La toma de notas es cuando un oyente resume una conferencia, discurso o presentación en los puntos más importantes y anota esos puntos para su uso posterior. Esto puede ayudar al oyente a recordar lo que se dijo para poder recordarlo y utilizarlo de manera más eficiente. Tomar notas puede ser importante siempre que el oyente deba saber o recordar una cantidad significativa de información que le haya dicho el hablante, porque sin el uso de notas, puede ser difícil recordar todo lo que se dijo. Muchos expertos recomiendan cinco consejos para tomar y usar notas: grabar, reducir, recitar, reflexionar y revisar.
Al tomar notas, grabar es el acto de escribir lo que dice el hablante. Sin embargo, en lugar de que el oyente compile una transcripción completa, la toma de notas implica escribir los puntos principales, la información más importante o cualquier cosa nueva o difícil de recordar. Estas notas pueden ser oraciones completas, palabras clave o lo que sea más útil para el tomador de notas.
Una vez que el hablante ha terminado de hablar, el tomador de notas puede reducir sus notas. Esto implica revisar las notas y tachar o borrar cualquier cosa que no sea importante o redundante. Al tomar notas, es posible que el oyente no se dé cuenta de inmediato de lo que es importante o no importante. Es posible que él o ella tampoco se dé cuenta de la repetición o redundancia al tomar las notas. El tomador de notas puede reducir la cantidad de notas y puede reorganizar o consolidar las notas en el formato más útil.
A continuación, el anotador puede recitar y reflexionar. Esto implica leer las notas restantes, a menudo en voz alta, para que el tomador de notas pueda escucharlas y leerlas, y reflexionar sobre la información. El tomador de notas puede memorizar algunas o todas las notas y debe asegurarse de que comprenda toda la información en lugar de poder repetirla. Todo lo que no esté claro debe quedar claro, quizás poniéndose en contacto con el orador original para aclarar un asunto o hacer preguntas. El anotador también podría buscar respuestas de otras fuentes, como libros, material en línea, otros expertos o incluso otras personas que hayan escuchado al mismo orador.
El último paso es que el tomador de notas revise las notas. Por lo general, esto se hace como preparación para usar la información de alguna manera, como antes de una prueba o un proyecto comercial. Hacer un esquema general de las notas en esta etapa puede ayudar al tomador de notas a mantener sus pensamientos organizados y puede ayudar a garantizar que se recuerde toda la información necesaria.
Junto con las cinco R, hay algunos consejos sencillos para tomar notas. El uso de escritura legible puede garantizar que no se pierda información. Los artículos como «a» y «el», así como otras palabras comunes, pueden omitirse durante la toma de notas para que la información se pueda escribir más rápidamente y ocupar menos espacio.
Puede resultar útil insertar subtítulos que indiquen diferentes temas o puntos de discusión. Los tomadores de notas también deben incluir la fecha, un título o el tema general y un número de página en cada página de las notas y deben asegurarse de sujetar todos los papeles sueltos, como con una grapa. Esto puede ayudar a evitar que las notas de diferentes temas o oradores se mezclen o se pierdan parcialmente.