Existe una variedad de circunstancias que dictarían que alguien escriba una carta de renuncia. Dicha carta se usa típicamente para liberar a una de las partes de un tipo particular de responsabilidad. Al escribir una carta de renuncia, es importante reconocer primero que existe un riesgo particular y luego renunciar a cualquier derecho de responsabilizar a la parte prevista por cualquier daño que surja de ese riesgo en particular. Sin embargo, incluso si sigue esas instrucciones, un tribunal no puede hacer cumplir la exención de responsabilidad si el daño sufrido se debe a la negligencia de la parte prevista o la aplicación de la exención sería contraria al orden público.
El primer paso para escribir una carta de renuncia efectiva es reconocer el riesgo que es la fuente del daño potencial. Al reconocer el riesgo, se da a entender que la exención de responsabilidad se realiza a sabiendas, lo cual es una necesidad para la ejecución. Por ejemplo, si la carta de renuncia se está escribiendo para ser miembro de un gimnasio, el reconocimiento puede indicar «Reconozco el riesgo inherente de lesiones personales que se derivan del uso de equipo de entrenamiento».
El otro elemento necesario en una carta de renuncia es una renuncia explícita a cualquier responsabilidad por cualquier daño que pueda ocurrir debido al riesgo reconocido. Es importante no solo declarar explícitamente el tipo de daño, sino también identificar a la parte por la que busca eximir de responsabilidad. Continuando con el ejemplo anterior con respecto a la membresía del gimnasio, la exención puede declarar «Dejo indemne a The Gym por cualquier lesión personal que pueda sufrir por el uso del equipo de entrenamiento de The Gym». Todo lo que se requiere más allá de eso es una firma de la persona que renuncia al derecho de responsabilizar a la otra parte.
Aunque la carta de renuncia puede contener todo lo anterior y, de lo contrario, puede ser completamente válida, es posible que no se aplique en todas las situaciones. Por ejemplo, si un miembro de un gimnasio que firmó una exención similar se lesiona en un equipo que se mantuvo por negligencia, es posible que la exención de responsabilidad no se aplique. La razón de esto es que no fue el uso normal del equipo lo que resultó en la lesión del miembro. Más bien, fue el mantenimiento negligente por parte del establecimiento la causa directa de su lesión.
Además, algunas situaciones hacen que la aplicación de dicha exención sea contraria al orden público y, por lo tanto, los tribunales no la hagan cumplir. Un ejemplo de ello es un paciente que ingresa a una cirugía renunciando al derecho a cualquier reclamo por negligencia potencial contra el cirujano derivado de la cirugía. Aunque puede depender de las reglas de la jurisdicción, es poco probable que un tribunal haga cumplir dicho acuerdo, ya que minimizaría la importancia de la diligencia en la atención médica.