Los informes de accidentes son documentos que se crean, informan y archivan en el momento en que ocurre algún tipo de accidente. Si bien un informe de accidente puede archivarse como un documento interno, como en una planta de fabricación, la referencia más común a este tipo de informe tiene que ver con la creación y presentación de un informe de accidente ante las autoridades locales. Los procedimientos exactos varían de una jurisdicción a otra, pero hay algunos conceptos básicos que se aplican en la mayoría de los casos.
Para la mayoría de las personas, la notificación de accidentes se produce en el momento de un accidente de tráfico. Los agentes del orden que llegan al lugar del accidente suelen iniciar el proceso. Como parte de la investigación, la policía toma declaraciones de todos los presentes en el lugar del accidente. Esto incluirá a los conductores de todos los vehículos involucrados en el accidente, así como a los pasajeros u otros testigos. La idea detrás de la investigación es recopilar tantos datos relevantes sobre el origen del accidente como sea posible.
A medida que los oficiales reciben datos de cada participante o testigo, comienzan a crear una estructura de la cadena de eventos que llevaron al accidente. A menudo, los oficiales harán preguntas aclaratorias a cada persona en el lugar del accidente, asegurándose de que comprendan correctamente el papel que desempeñó cada vehículo en el accidente. Debido a que los resultados de la investigación se utilizarán para crear y presentar un informe policial de accidente, es imperativo que los datos sean lo más completos y precisos posible.
Para realizar esta tarea de manera ordenada, muchas agencias de aplicación de la ley utilizan un formulario de informe de accidentes. El formulario ayuda a proporcionar preguntas específicas sobre la ubicación de cada vehículo en la línea de tráfico, da cuenta de las señales de tráfico que se encuentran en el área y, en general, permite crear un diagrama correcto de la escena. El formulario también proporcionará una lista de preguntas específicas que los oficiales utilizarán para guiar la investigación, incluidas las consultas sobre cualquier daño físico a cualquiera de los pasajeros o conductores. Los oficiales documentan cualquier evidencia de que se usaran alcohol u otras sustancias que alteran la mente en el momento en que ocurrió el accidente.
Una vez que los oficiales han completado la investigación, revisan los detalles con cada uno de los directores. Si no se pueden presentar otros detalles que impacten la recreación de la cadena de eventos, los oficiales enviarán el informe a la estación de policía local, donde se conserva en el archivo. A partir de ahí, los directores pueden revisar y solicitar una copia del informe de accidente de tráfico para presentarlo ante las compañías de seguros o en preparación para presentar una demanda relacionada con el accidente.
En algunas jurisdicciones, un informe de accidente automovilístico puede transmitirse electrónicamente desde el sitio a una base de datos central alojada en la estación de policía local. Esta transmisión es posible gracias a las conexiones inalámbricas que permiten a los oficiales investigadores acceder a la base de datos y presentar inmediatamente el informe. La presentación acelerada del informe del accidente permite obtener copias sin el período de espera de uno a dos días que es común cuando el informe se presenta manualmente.