Un descargo de responsabilidad por correo electrónico es una declaración que se agrega al final de un correo electrónico para limitar la responsabilidad de una empresa en caso de un problema o una demanda. Si bien una exención de responsabilidad por correo electrónico no evita que una empresa sea demandada, puede ayudar a disuadir a las personas de presentar una demanda en primer lugar. Un descargo de responsabilidad por correo electrónico también puede mostrarle al tribunal que la empresa tomó medidas para tratar de evitar que el problema ocurra en primer lugar. Los ejemplos comunes de una exención de responsabilidad por correo electrónico son aquellos que establecen que una empresa no es responsable de ningún virus que pueda provenir del correo electrónico de un empleado, o que el receptor del correo electrónico tiene prohibido compartir información confidencial que se encuentra dentro del mensaje.
Los tipos de descargos de responsabilidad por correo electrónico varían según lo que la empresa esté tratando de protegerse. Los ejemplos comunes tratan con información confidencial, las acciones de los empleados de una empresa y las reglas sobre la limitación de contratos. Las empresas pueden agregar un descargo de responsabilidad por correo electrónico a todos los correos electrónicos que indique que los empleados no pueden celebrar un contrato sin antes haberlo aprobado a través de la empresa, y que indique que la empresa no se hace responsable si un empleado envía un virus u otra información inapropiada a través del sistema de correo electrónico de la empresa. .
La idea detrás del descargo de responsabilidad por correo electrónico es simplemente afirmar que la compañía ha hecho todo lo posible para evitar que información inexacta o peligrosa ingrese al sistema de correo electrónico, pero que la compañía no es responsable si lo hace. Para respaldar esto, la empresa debe establecer una política de empleados con reglas que dejen muy claro lo que el empleado puede y no puede hacer a través del sistema de correo electrónico de la empresa. Si se lleva a los tribunales, la empresa puede presentar tanto el descargo de responsabilidad como la política de correo electrónico como prueba de que tomó todas las medidas necesarias para evitar que ocurran problemas.
Si bien las exenciones de responsabilidad por correo electrónico pueden ayudar a proteger una empresa, no son infalibles. Si la empresa infringe la ley o es demandada, el descargo de responsabilidad por correo electrónico puede protegerla o no en un tribunal de justicia. No sirve como una declaración legal, sino más bien una señal de que la empresa tomó todas las medidas disponibles para prevenir las acciones ilegales.
Otra forma importante en que una empresa puede protegerse es asegurarse de que la exención de responsabilidad del correo electrónico sea breve, fácil de entender y fácilmente identificable para que no se confunda con el texto normal del correo electrónico. Las exenciones de responsabilidad en una fuente de color diferente o un tamaño de fuente grande llamarán la atención. Una empresa debe consultar con un abogado u otro asesor legal si necesita ayuda para redactar un descargo de responsabilidad por correo electrónico. Si la empresa siente que corre un alto riesgo de ser demandada, debe tomar otras medidas más vinculantes desde el punto de vista legal para evitar que surjan problemas.