Una citación es una orden judicial que obliga a una de las partes a comparecer ante el tribunal o presentar documentos o registros. Por ejemplo, una de las partes puede citar registros bancarios, telefónicos, criminales o, a veces, incluso médicos. Si bien hay muchos tipos diferentes de registros que una parte de un caso puede necesitar obtener, los pasos que una persona tomará para los registros de citación suelen ser aproximadamente los mismos. En la mayoría de los lugares, una persona debe visitar al secretario de la corte para obtener una citación y luego entregar la citación de acuerdo con los requisitos del sistema judicial en particular.
El primer paso que una persona puede tomar cuando quiere citar registros es comunicarse con el tribunal en el que se escuchará su caso y conocer los requisitos específicos que tiene el tribunal para las personas que desean citar registros; las pautas pueden variar de un sistema judicial a otro. En muchos lugares, sin embargo, una persona tiene que visitar el tribunal local y solicitar un formulario de citación, que se llama citación duces tecum. En algunos lugares, una persona puede conectarse en línea y descargar el formulario de su jurisdicción en lugar de ir a la corte a recoger uno.
A continuación, una persona debe completar el formulario de citación. Esto generalmente implica completar los detalles pertinentes, como el nombre y la dirección de la persona o empresa que recibirá la citación, el nombre y la dirección del tribunal en el que se escuchará el caso, el número de documento del caso y la fecha para la cual los registros son necesarios. La parte que solicita la citación también enumera los registros que necesita, siendo lo más específica posible, nombrando los registros que necesita y enumerando sus números de registro, si es posible.
Después de completar el formulario de citación, es posible que la persona que solicita los registros tenga que certificar el formulario de citación ante notario. Luego, por lo general, necesitará que el juez o el comisionado de la corte firme la citación. En algunos lugares, una de las partes puede entregar la citación poco después de completar este proceso. En otros, sin embargo, el solicitante puede tener que esperar un período de tiempo para ver si la otra parte objetará la citación.
Una vez que se redacta y firma la citación, hay un último paso para una persona que quiere citar los registros. La persona que necesita los registros debe asegurarse de que se notifique a la parte receptora de acuerdo con las leyes de su jurisdicción. En algunos casos, esto significará hacer arreglos para que el departamento del alguacil brinde el servicio. En otros, una persona puede pagar a un servidor de procesos profesional para realizar esta tarea. Además, algunas leyes permiten que cualquier persona mayor de 18 años que no sea parte en el caso entregue las citaciones.