I costi del personale sono spese associate alla preparazione e alla distribuzione di un libro paga come parte della compensazione ai dipendenti per i loro servizi. Esistono diversi elementi chiave che sono classificati come costi del personale in aggiunta all’importo effettivo della retribuzione netta che viene inoltrata al dipendente. Alcuni di questi hanno a che fare con il lavoro e i materiali utilizzati nella preparazione del libro paga, mentre altri costi hanno a che fare con il rispetto delle normative governative in materia di ritenuta alla fonte. Costi aggiuntivi come la fornitura di incentivi e benefici ai dipendenti sono anche considerati esempi di costi del personale.
Il costo del personale più elementare è la quantità di denaro che viene pagato al dipendente. Tale importo è costituito da ciò che rimane dopo che qualsiasi ritenuta necessaria è stata detratta dal salario o dai salari del dipendente. La cifra può anche includere eventuali commissioni o indennità dovute al dipendente, al netto di eventuali imposte o altre ritenute applicabili.
Oltre alla retribuzione netta fornita al dipendente, i costi del personale comprendono anche le imposte trattenute per conto del dipendente. Queste imposte possono includere le tasse federali, statali e locali, a seconda della struttura fiscale prevalente nell’area in cui si trova l’attività. Le società sono normalmente incaricate di calcolare l’importo delle imposte sul datore di lavoro che devono essere presentate insieme agli importi trattenuti per i dipendenti, utilizzando le formule fornite dalle agenzie fiscali applicabili.
Un altro esempio di costi del personale ha a che fare con i piani sanitari e pensionistici forniti ai dipendenti come parte del loro compenso. In alcune situazioni, il costo dell’assicurazione sanitaria è condiviso con il dipendente, con una percentuale dei costi totali trattenuti dalla retribuzione lorda del dipendente e il resto pagato dal datore di lavoro. Lo stesso approccio può essere utilizzato per finanziare i piani pensionistici, in cui sia il dipendente che il datore di lavoro versano contributi ad ogni ciclo di remunerazione. Ci sono aziende che assorbono l’intero costo della fornitura di assicurazione sanitaria, pensioni e altri benefici, scegliendo di non trattenere alcuna parte del costo dalla retribuzione del dipendente.
Insieme a varie trattenute ed esborsi, i costi del personale comprendono anche i costi effettivi coinvolti nella preparazione e nel mantenimento dei registri del personale. Il costo del lavoro coinvolto è un esempio di questi costi aggiuntivi. Nel caso in cui le funzioni di gestione stipendi siano esternalizzate, le eventuali commissioni valutate dal servizio di gestione stipendi sono considerate costi per le retribuzioni. Oggi molte aziende scelgono di utilizzare un servizio di elaborazione delle buste paga come mezzo per mantenere i costi complessivi delle buste paga il più bassi possibile.