Per diventare un funzionario amministrativo sono generalmente necessari quattro set di competenze: comunicazione, software, organizzazione e interpersonali. Un responsabile amministrativo ha una serie di responsabilità, in genere focalizzate sulle operazioni dell’azienda o dell’organizzazione. Questo tipo di posizione si trova in organizzazioni di grandi dimensioni, con più livelli di amministrazione e gestione. Le persone che segnalano la massima soddisfazione lavorando come funzionario amministrativo in genere amano lavorare con le persone e gestire più attività.
La maggior parte delle persone completa una laurea o un diploma in amministrazione aziendale o gestione per diventare un funzionario amministrativo. Questi programmi sono disponibili sia a livello di college che di università. I programmi universitari comunitari durano generalmente da uno a due anni e un diploma universitario dura da tre a quattro anni. Il principale vantaggio di un programma universitario è l’attenzione allo sviluppo di abilità pratiche, mentre un programma di formazione universitaria di solito è di natura più teorica.
Le capacità comunicative sono essenziali per chiunque desideri ottenere un lavoro come funzionario amministrativo. I candidati di solito devono essere in grado di scrivere per un pubblico diverso, fornendo istruzioni chiare e linee guida per gli altri. Le capacità di comunicazione orale sono una parte importante di qualsiasi relazione commerciale e il responsabile amministrativo è una parte essenziale della strategia di comunicazione.
I programmi software di produttività per ufficio sono in genere necessari per quasi tutte le attività svolte da un responsabile amministrativo. Lui o lei deve avere competenze di livello esperto negli strumenti utilizzati dall’organizzazione. Può essere molto importante mantenere aggiornate queste competenze seguendo corsi di aggiornamento quando viene rilasciata una nuova versione del software. La digitazione e altre abilità tecnologiche possono essere ottenute attraverso un programma di auto-allenamento, ma la maggior parte delle persone apprende queste abilità in un programma di formazione universitaria.
Una volta diventato un funzionario amministrativo, le capacità organizzative diventano molto importanti. Nella maggior parte delle organizzazioni, il responsabile amministrativo è coinvolto in alcuni aspetti di ogni grande progetto o iniziativa. È essenziale lavorare con priorità contrastanti e portare a termine compiti per una serie di progetti diversi. Nella maggior parte delle aziende, il responsabile amministrativo è fondamentale per fornire servizi organizzativi anche ai dirigenti.
Le capacità interpersonali necessarie per diventare un funzionario amministrativo comprendono la gestione dei conflitti, l’assertività e la disciplina personale. La capacità di lavorare con persone in diverse posizioni di solito è molto importante. Inoltre, questa posizione ha spesso un requisito di riservatezza a causa della natura dei materiali che il funzionario amministrativo deve rivedere. La discrezione e il tatto personali sono molto importanti per chiunque si trovi in ??questa posizione.