El formato condicional permite que un programa de computadora aplique automáticamente estilos a la información en un documento, según lo determinado por un conjunto de reglas ingresadas por el usuario. Se usa más comúnmente en hojas de cálculo, donde los usuarios pueden querer poder aplicar estilos para diferenciar elementos particulares de datos para que el documento sea más fácil de leer. Muchos programas de software admiten esta función y también se puede programar manualmente si no está disponible o es demasiado limitado para el usuario. Una cosa a tener en cuenta es que en documentos muy grandes, el formato condicional a veces puede crear errores, y el documento puede tardar más en cargarse porque el programa tiene que verificar todos los datos contra las condiciones antes de que pueda mostrarse.
En un ejemplo simple de formato condicional, un usuario podría mantener un libro mayor de transacciones en una hoja de cálculo donde sería útil tener débitos en rojo y créditos en verde. Esto puede permitir al usuario identificar rápidamente transacciones clave de un vistazo, sin tener que formatear manualmente cada entrada. El gato del usuario estableció estas condiciones y el programa de hoja de cálculo aplicará automáticamente los colores como se indica. También se podrían agregar otras condiciones, como poner el texto en negrita para las entradas que crean un saldo negativo.
Los límites del formato condicional pueden depender del programa. Algunos solo permiten un número determinado de condiciones. También es importante tener en cuenta que el programa puede aplicar condiciones en el orden indicado. Una vez que encuentre una coincidencia, dejará de buscar las otras condiciones. En este ejemplo, por ejemplo, el orden de las condiciones es muy importante. Si el código de colores aparece primero, un débito que crea un saldo negativo aparecerá en rojo, pero no en negrita.
Esta puede ser una herramienta extremadamente útil para la visualización de hojas de cálculo y documentos similares. Puede permitir a los usuarios resaltar tipos específicos de datos o entradas de interés para que la información sea mucho más fácil de leer. El formato condicional también tiene algunas limitaciones a considerar y puede ser útil leer la documentación asociada con un programa específico para aprender sobre lo que puede y no puede hacer. Algunos programas pueden permitir a los usuarios crear su propia programación, en cuyo caso pueden solucionar problemas con las opciones de formato condicional.
Los usuarios pueden invertir el formato eliminando condiciones y permitiendo que los datos vuelvan a la normalidad. Puede ser aconsejable probar las reglas en un pequeño conjunto de celdas de muestra para ver cómo funcionan antes de aplicarlas a todo el documento. Esto puede permitir al usuario confirmar que el formateo funciona como se esperaba.