La creación de un sistema de archivo organizado mantendrá una oficina funcionando sin problemas, ya sea que trabaje desde casa o en un gran espacio de trabajo compartido. Un sistema de archivo lógico es crucial cuando varias personas utilizan los mismos archivos, ya que permitirá que todos accedan rápida y fácilmente a la información que necesitan. Si está organizando su sistema de archivo, planee reservar al menos un día para hacerlo, de modo que no pierda la pista de lo que está haciendo en medio del proceso.
Para comenzar a crear un sistema de archivo organizado, divida su trabajo en dos categorías: activo y de archivo. El material activo incluiría elementos de acción pendientes, proyectos en curso o material de lectura que debe ser fácilmente accesible. El material de archivo incluye datos que no necesitan estar fácilmente disponibles. Planee reservar un espacio junto a su escritorio para sus artículos activos y otra área de archivo para el trabajo de archivo. También planifique un programa de descarte para archivos. Considere las restricciones legales antes de descartar material archivado: algunas empresas deben mantener registros financieros a mano durante un período de tiempo determinado, por ejemplo.
Considere el tipo de materiales activos que tiene en curso cuando cree un sistema de archivo organizado. Si es contador, por ejemplo, es posible que tenga facturas abiertas, cuentas por pagar, cuentas vencidas e informes de pérdidas y ganancias para el trimestre en el que está trabajando. Si es diseñador, es posible que tenga varios proyectos en curso para varios clientes, muestras pendientes, ofertas sobre las que está esperando una respuesta, etc. Construya un conjunto de categorías sueltas para su sistema de archivo y planee crear subcategorías dentro de las categorías generales. De esta manera, sabe que puede encontrar todas las facturas pendientes, por ejemplo, en una ubicación central. Dentro de esa ubicación, las facturas pueden estar organizadas alfabéticamente por proveedor, en orden de monto o de alguna otra manera que tenga sentido para usted.
Luego configure sus carpetas de archivo. Al crear un sistema de archivo organizado, planifique utilizar un método que sea lógico para usted y los demás en el entorno de la oficina. Quizás desee organizar los archivos alfabéticamente por proyecto. En una oficina pequeña donde los archivos se guardan en una ubicación central, los archivos probablemente deberían dividirse por tema: proyectos, registros financieros, manuales de usuario, etc. Dentro de cada categoría amplia, cree carpetas más pequeñas.
Cuando cree carpetas para un sistema de archivo organizado, utilice fuentes grandes y fáciles de leer en pestañas que se destaquen muy por encima del resto de la carpeta, de modo que pueda encontrar rápidamente una sección. También puede resultarle útil utilizar pestañas o archivos codificados por colores, de modo que pueda ver un desglose visual claro entre las categorías. Mantenga un stock de carpetas, pestañas y equipo a mano para que pueda crear fácilmente más archivos cuando lo necesite: no sucumbir a la tentación de una bandeja «para archivar».
Una vez que haya construido el esqueleto de su sistema de archivo, puede integrar todo el papel y el material impreso que necesita ser archivado. Vacíe todos sus archivadores, bandejas pendientes y otras pilas de papel. Revise todo el material, primero determinando qué se debe conservar y qué se debe desechar. No es necesario guardar todos los trozos de papel: conserve el material relevante o útil y elimine el resto. Su sistema de archivo no debe contener cada hoja de papel que se haya utilizado en la historia de la empresa. A medida que lo depura, clasifique el material en categorías activas o de archivo y archívelo en el área correspondiente.
Una vez que haya creado un sistema de archivo organizado, probablemente encontrará que su vida es mucho más fácil. Mantenga el sistema con purgas frecuentes de material viejo y manténgase al tanto de su archivo para evitar que el material se acumule.