Gerentes, chefes de departamento, empreiteiros independentes ou trabalhadores por hora podem todos se encontrar procurando a melhor forma de despesas de viagem para relatar corretamente os custos de mudança para negócios. Os formulários de despesas de viagem fornecem formatos eficientes para muitos tipos diferentes de despesas e muitos usos comerciais diferentes. Escolher o melhor formulário de despesas de viagem significa adaptar os aspectos desse formulário às suas necessidades específicas para relatórios precisos.
Aqueles que desejam o melhor formulário de despesas de viagem para seus negócios devem pensar sobre seus usos e objetivos para a contabilidade de despesas de viagem: o objetivo principal do formulário de despesas será para relatórios internos, para reembolso dentro da empresa ou para relatórios de despesas de viagens para o Interno Serviço de receita? Esses dois usos dos modelos de formulário de despesas de viagem são muito diferentes e descobrir objetivos específicos permitirá que passageiros ocupados e outros encontrem os melhores formulários que os ajudem a relatar o que é necessário. Também ajuda ter formulários claros e fáceis de usar, com colunas específicas para cada tipo de custo.
Um aspecto principal da escolha da melhor forma de despesas de viagem é a contabilização de milhas. Muitas empresas, assim como o serviço de impostos do governo federal, exigem marcações do hodômetro e outros dados importantes para registrar com precisão as milhas percorridas em um veículo. Os melhores formulários de despesas de viagem fornecem essas informações, juntamente com outros custos específicos, como pedágios, etc.
Outro aspecto importante na escolha do melhor formulário de despesas de viagem é combinar esse formulário aos diferentes tipos de transporte que um trabalhador normalmente usa. Muitos formulários de despesas são feitos apenas para rastrear o uso de veículos pessoais, mas outros incluem relatórios separados para trens, ônibus e aviões, bem como outras formas de transporte. Os formulários também devem ter categorias separadas para despesas relacionadas a viagens, como alimentação, pois se aplicam a um acordo de reembolso específico.
Junto com todos os itens específicos em um relatório de despesas de viagem, também é importante escolher os formulários de despesas de viagem de acordo com seu formato. Com tanta coisa acontecendo no mundo atual dos negócios pela Internet, pode fazer muito sentido selecionar formulários em formato digital que possam ser facilmente enviados a um escritório de contabilidade central. O gerente ou outra pessoa responsável pelos formulários de despesas de viagem deve pensar sobre como será fácil “assinar” ou incluí-los em uma “arquitetura orientada a serviços” ou “SOA” corporativa. A consideração de todos os itens acima ajudará os líderes a fazerem as melhores escolhas para um formulário de despesas de viagem que funcione.