“Fora dos livros” é um termo frequentemente usado para descrever pagamentos que são oferecidos, mas não são registrados nos registros financeiros de uma empresa. Na maioria das nações, as leis tributárias permitem este tipo de pagamento em uma gama muito limitada de situações, com muitas dessas instâncias permitidas relacionadas com a prestação de serviços de curto prazo que estão abaixo de um determinado valor e, portanto, não sujeitos a retenção na fonte . O próprio termo às vezes é associado a uma tentativa de pagar em dinheiro por serviços que, por lei, deveriam ser registrados nos registros contábeis de uma empresa e sujeitos à retenção e declaração de impostos.
Em termos de situações que permitem legalmente pagamentos não contabilizados, as leis tributárias específicas fornecem algumas exceções à retenção na fonte, geralmente classificando os pagamentos como algo diferente de salários. Por exemplo, o emprego ocasional que envolve pagamento abaixo de uma determinada quantia e por não mais do que um período específico de tempo pode não estar sujeito a retenção e muitas vezes pode ser legalmente pago a partir de uma conta de caixa em vez de uma conta de folha de pagamento. As gorjetas abaixo de uma certa quantia a cada mês às vezes não precisam ser relatadas como receita e são consideradas fora dos livros.
De vez em quando, os empregadores podem oferecer aos funcionários em potencial a oportunidade de trabalhar fora dos livros contábeis, geralmente concordando em pagar o funcionário em dinheiro. Embora no front end isso possa parecer atraente, concordar com esse tipo de acordo de pagamento pode levar a uma série de problemas. Uma vez que os salários não estão sendo declarados como renda e não estão sendo tributados, esses salários não estão sendo creditados em nenhuma pensão nacional ou sistema de seguridade social operado por um governo federal. Isso provavelmente terá um efeito adverso no valor dos benefícios recebidos durante os anos de aposentadoria.
Ser pago fora dos livros também significa que o empregado não usufrui de nenhum dos benefícios oferecidos aos demais empregados que estão sendo remunerados na contabilidade. Participar de um programa de seguro em grupo não é possível. Férias e dias de folga não são acumulados, e receber pagamento por luto quando um ente querido falece é altamente improvável. Caso o funcionário se machuque no trabalho, qualquer cobertura de compensação do trabalhador que esteja disponível para outros funcionários não será estendida.
Talvez o maior perigo de ser pago fora dos livros seja quando as autoridades fiscais tomam conhecimento da atividade ilegal. Mesmo que o empregador não retenha impostos, o funcionário permanece responsável por rastrear e relatar toda a renda às agências fiscais competentes. O não cumprimento dessa recomendação pode resultar na aplicação de multas e penalidades aos impostos devidos, apreensão de bens para saldar a dívida tributária e, possivelmente, até pena de prisão. Por essa razão, concordar em trabalhar fora dos livros por um longo período de tempo raramente é uma atitude sábia e pode levar a muitas dificuldades mais tarde.
É importante notar que trabalhar fora dos livros não é o mesmo que trabalhar como um contratante independente. O autônomo não é classificado como empregado, mas como prestador de serviços específicos. As empresas relatam rotineiramente os pagamentos a contratados independentes para agências fiscais, e esses contratados são responsáveis por calcular e pagar impostos sobre quaisquer pagamentos recebidos sob este tipo de acordo.