Um plano de gerenciamento de custos lista os detalhes das despesas esperadas de um projeto. As empresas podem preparar esses planos também para outras áreas de sua empresa, dependendo de sua finalidade. Para desenvolver um plano de gerenciamento de custos, a equipe de gerenciamento da empresa identificará as atividades que geram custos, listará os materiais necessários para o projeto, desenvolverá um cronograma para o projeto e estabelecerá as métricas usadas para medir os custos e quaisquer variações resultantes. Outros itens podem estar no plano, dependendo do tamanho e escopo do projeto.
A identificação das atividades de custo é necessária para garantir que a empresa detalhe todas as áreas que espera incorrer em despesas. Em projetos de estilo de produção, esses custos normalmente incluem os materiais e mão de obra necessários para produzir o bem. Projetos baseados em serviços terão um foco diferente, entretanto; a empresa deve identificar áreas como atendimento ao cliente, entrega, serviços auxiliares ou outras áreas indiretas que irão adicionar custos ao projeto.
Os materiais de listagem são necessários para um plano de gerenciamento de custos, pois a maioria das empresas irá preparar orçamentos com essas informações. Muitos projetos baseados em custos são realizados em momentos específicos durante o ano. As empresas terão um limite de orçamento para esses projetos e normalmente aceitam um ou vários que atendam às restrições de custo listadas no plano de gerenciamento de custos. A empresa também pode ajustar o plano para concluir mais projetos dentro do orçamento declarado.
As empresas também precisarão detalhar como rastrearão os custos associados a seus planos. Isso pode incluir o rastreamento do custo de materiais e mão de obra usados no projeto, declarando os custos reais. Itens incidentais podem exigir diferentes técnicas de medição. Por exemplo, se uma empresa espera usar trabalhadores de um departamento separado no novo projeto, ela pode usar uma porcentagem para calcular o custo correspondente. O plano de gerenciamento de custos pode indicar que 25 por cento da mão de obra do departamento de TI irá contra o novo projeto.
Outros itens a serem incluídos no plano de gerenciamento de custos incluem uma linha do tempo e uma análise de variação para o plano. O cronograma ajuda a evitar estouros de custo e garantir que os projetos continuem lucrativos; em alguns setores, como construção, os prazos são necessários para receber o pagamento. Este processo ajuda a compensar os custos iniciais incorridos no plano de gerenciamento do projeto.
As medições de variação também são necessárias para determinar por que um plano de gerenciamento de custos pode ter um estouro de custos. As empresas podem então comparar o plano com as despesas reais e determinar o motivo de quaisquer diferenças entre os dois.