Devedores comerciais são clientes aos quais foram concedidos privilégios de crédito na compra, mas que ainda não liquidaram totalmente os saldos pendentes. Esses saldos compreendem o contas a receber do fornecedor ou vendedor, e são acompanhados de forma contínua. Dependendo dos termos dos acordos de compra entre o fornecedor e cada um dos devedores comerciais, juros ou encargos financeiros podem ser aplicados a saldos não pagos que passam de um período de faturamento para o próximo.
A extensão dos privilégios de crédito é uma estratégia que pode beneficiar fornecedores e devedores comerciais. Os clientes têm a capacidade de fazer compras essenciais e alavancar a dívida para que seja liquidada por um longo período de tempo, com base nos termos e condições que se aplicam ao contrato de crédito. Ao mesmo tempo, o fornecedor consegue gerar vendas que acabam por resultar em receita para a empresa, permitindo que a operação tenha lucro. À medida que os clientes remetem os pagamentos dos saldos pendentes, a empresa desfruta de um fluxo de caixa que lhe permite pagar pelos custos de operação e continuar a produzir mais bens e serviços que são vendidos à base de clientes.
Rastrear a atividade de pagamento de devedores comerciais é importante para a tarefa de manter a solvência financeira da empresa. A maioria das empresas estabelecerá padrões para o pagamento de faturas ou compras pendentes. Dependendo da estrutura do contrato de crédito, os clientes podem ser solicitados a efetuar o pagamento de cada fatura em um determinado número de dias corridos ou ser avaliados por algum tipo de encargo financeiro adicional ou taxa de atraso. Com um acordo de crédito rotativo, o cliente deve pagar um valor mínimo a cada período de faturamento para manter a conta do cliente em dia. Algumas empresas até oferecem incentivos, como pequenos descontos em suas próximas compras, se as faturas forem liquidadas dentro do prazo especificado.
Quando os devedores comerciais começam a exibir um histórico de pagamento que inclui pagamentos atrasados contínuos, o provedor pode tomar medidas para limitar as compras futuras, pelo menos até que os saldos em conta corrente sejam totalmente retirados. Isso é particularmente verdadeiro se o fornecedor tiver motivos para acreditar que o devedor está prestes a passar por dificuldades financeiras significativas, que podem chegar à falência. Para determinar se há motivo para preocupação, o fornecedor pode investigar o devedor obtendo relatórios de crédito e consultando outras fontes de negócios. Esse tipo de ação é necessária para proteger os interesses do fornecedor e evitar inadimplências que possam criar problemas significativos de fluxo de caixa para o negócio.