A contabilidade de caixa e a contabilidade de exercício são dois métodos semelhantes de manutenção de registros contábeis precisos. Embora as duas abordagens compartilhem muitos aspectos em comum, existem duas diferenças principais que distinguem cada método do outro. Essencialmente, a diferença entre a contabilidade de caixa e a contabilidade de exercício se resume à maneira como os débitos e os créditos são aplicados no processo de contabilidade.
Para entender a diferença, primeiro é necessário definir cada tipo de processo contábil. A contabilidade de caixa, também conhecida como contabilidade de caixa, permite o reconhecimento da receita no momento em que ela é efetivamente recebida. Isso significa que a receita faturada não é contada como um ativo até que o pagamento da fatura esteja realmente em andamento. A mesma abordagem é aplicada aos débitos, em que quaisquer despesas incorridas não são lançadas até que sejam pagas.
Em contraste, a contabilidade de exercício reconhece a receita no momento em que é obtida. Conforme as mercadorias ou serviços são faturados, as faturas são lançadas e contadas como ativos. Eles permanecem neste estado até que o valor de face da fatura seja creditado por algum motivo. Da mesma forma, quaisquer despesas também são lançadas no momento em que são incorridas ou uma fatura para essas despesas é recebida e permanece em aberto até que as despesas sejam pagas.
A maioria das empresas de nível médio e grande hoje tende a confiar no uso do método de competência em vez da contabilidade de caixa. Isso permite que uma empresa determine rapidamente quanto dinheiro está em mãos, quanto está pendente nas faturas pendentes e quais despesas atuais estão aguardando pagamento. Ao mesmo tempo, muitos indivíduos tendem a adotar uma abordagem de contabilidade de caixa para o orçamento doméstico, tendendo a contabilizar a receita à medida que ela é recebida e a contabilizar os pagamentos das despesas quando são efetivamente enviadas.
Às vezes, as pequenas empresas ainda usam a abordagem de contabilidade de caixa, o que pode complicar as coisas quando uma pequena empresa é abordada por outra entidade colocada à venda ou fusão com outra entidade corporativa. Por esse motivo, é sempre uma boa ideia não presumir que um ou outro método esteja em uso. Dedicar algum tempo para verificar o método usado eliminará uma grande confusão e falta de comunicação no futuro.