A cada ano, o governo dos Estados Unidos, juntamente com fundações privadas e empresas públicas, oferece bilhões de dólares em financiamento a indivíduos e organizações para serem usados em projetos específicos. Esse financiamento, chamado de subsídio, não exige reembolso, desde que seja usado para financiar o projeto para o qual foi alocado. Os subsídios podem ser dados a indivíduos, empresas sem ou sem fins lucrativos, organizações de caridade ou instituições educacionais. Para receber um subsídio, no entanto, o potencial beneficiário deve enviar uma solicitação formal à organização. Essa solicitação é chamada de proposta de concessão.
As propostas de financiamento podem ser enviadas de várias maneiras. Algumas organizações fornecem um formulário de inscrição, enquanto outras exigem que o solicitante envie um documento por escrito, chamado de proposta completa. Os requisitos para concluir a proposta são normalmente especificados em uma Solicitação de Proposta (RFP).
A preparação de uma proposta de financiamento bem-sucedida geralmente envolve seguir um processo padrão. Uma vez que as partes interessadas, freqüentemente chamadas de partes interessadas, determinaram que o subsídio atenderá às necessidades da agência ou organização, o redator ou administrador do subsídio deve revisar a RFP. Atenção específica deve ser dada à formatação, contagem de páginas e todos os componentes necessários para qualificação. A pessoa responsável por redigir a proposta deve, então, preparar um esboço ou folha de formato padrão a ser seguido por todos os envolvidos no processo de redação.
Normalmente, uma proposta de financiamento consiste em determinados componentes do conjunto. Quase sempre é necessária uma carta de apresentação e, embora deva ser concisa, também deve resumir adequadamente o documento. A carta de apresentação deve incluir informações sobre o candidato, como o dinheiro será usado e informações relevantes sobre por que o candidato é adequado para o financiamento.
No corpo da proposta de financiamento, o candidato deve fornecer uma avaliação das necessidades da agência e, em seguida, abordar as metas específicas que a agência espera alcançar com esse financiamento. Um esboço detalhado do programa proposto também deve ser fornecido. Este plano irá detalhar como o dinheiro será usado e incluir um cronograma para atingir as metas estabelecidas. O documento também deve descrever os meios pelos quais o cumprimento dessas metas será medido.
Uma proposta de subsídio geralmente oferece detalhes sobre as qualificações do solicitante, incluindo biografias de funcionários-chave, resumos de desempenho anterior e uma visão geral da situação financeira da agência. Freqüentemente, um orçamento preliminar também é necessário. Finalmente, uma seção de resumo deve ser enviada, englobando os pontos-chave e fornecendo uma visão geral rápida do programa proposto. Se a RFP permitir, um apêndice pode ser usado para documentação de apoio, biografias completas ou outras informações pertinentes que ajudarão a defender a premiação.
Nos últimos anos, tornou-se prática padrão para as agências de financiamento solicitarem uma breve carta de consulta dos candidatos em potencial antes que uma proposta de financiamento completa seja apresentada. Isso ajuda a eliminar os candidatos cujos objetivos não correspondem à missão do concedente. Esse processo também evita que as agências gastem muito tempo e dinheiro na elaboração de propostas completas de dinheiro para as quais não estão qualificadas ou não podem utilizar totalmente.