O formulário W-8 é um formulário de imposto que informa às organizações e pessoas que fazem negócios nos Estados Unidos que a pessoa com quem estão negociando não é um cidadão americano. O formulário isenta o residente estrangeiro de certas leis tributárias dos Estados Unidos. Quatro formulários diferentes se enquadram no título de um formulário W-8. Cada um é usado em circunstâncias particulares.
Para ser elegível para usar o formulário W-8, a pessoa deve ser um estrangeiro não residente. O Internal Revenue Service (IRS) publicou vários critérios para determinar se alguém é estrangeiro não residente. Para se enquadrar neste critério, a pessoa não deve ter ou ter tido um green card ou visto de imigrante no último ano. Ele ou ela também não deve ter passado mais de 30 dias nos Estados Unidos no último ano ou mais de 182 nos últimos três anos.
Existem quatro tipos diferentes de formulários W-8. O formulário W-8BEN é o certificado de status de estrangeiro de proprietário beneficiário para retenção de impostos nos Estados Unidos. Este é o formulário W-8 mais comumente usado. Deve ser solicitado a qualquer pessoa que venha a ser titular dos rendimentos pagos.
O W-8ECI é usado por pessoas que afirmam que a receita está relacionada a um comércio ou negócio dentro dos Estados Unidos. Isso significa que, embora a pessoa que recebe o dinheiro seja estrangeira, o negócio em si não é. Freqüentemente, este formulário é usado em conexão com filiais nos Estados Unidos de empresas estrangeiras.
O W-8EXP deve ser usado apenas por pessoas que reivindicam certas isenções ou retêm reduções de acordo com a legislação tributária dos Estados Unidos. O W-8IMY é para intermediários com parcerias estrangeiras. São pessoas que recebem dinheiro em nome de um país estrangeiro.
O formulário W-8 relevante deve ser solicitado antes que os pagamentos sejam feitos a qualquer pessoa que não seja cidadão ou residente dos EUA. É responsabilidade da empresa dos Estados Unidos solicitar o formulário. Também é responsabilidade da empresa dos Estados Unidos garantir que o formulário W-8 relevante seja preenchido de forma completa e precisa. Se o formulário não for preenchido corretamente, a empresa nos Estados Unidos pode ser responsabilizada.
De acordo com as seções 1441 e 1442 da lei tributária dos Estados Unidos, as empresas americanas devem reter 30 por cento de qualquer pagamento a uma pessoa estrangeira para pagar os impostos aplicáveis, a menos que um W-8 tenha sido apresentado. Se um formulário não for solicitado antes do pagamento, a empresa dos EUA pode ser obrigada a pagar um imposto de 30% sobre qualquer dinheiro pago e sofrer penalidades por não conformidade com a legislação tributária do IRS.