A diferença entre contas subsidiárias e contábeis gerais é funcional. O livro-razão geral de uma empresa é o livro de contas de primeira linha que compõe seu sistema contábil. O razão subsidiário é uma subconta de uma conta do razão geral. A contabilidade geral registra as transações de itens de linha nas principais categorias de contas. Os livros-razão subsidiários fornecem os detalhes de um desses itens de linha, criando uma miniconta separada para o item que pode rastrear transações específicas desse item.
Todas as empresas são obrigadas a manter um sistema de contabilidade pelas agências governamentais. As pequenas empresas mantêm livros para que as autoridades fiscais possam cobrar impostos sobre vendas, emprego e renda em uma base periódica. As principais empresas públicas têm essas responsabilidades e também são obrigadas pelos reguladores de títulos do governo a manter um sistema de contabilidade para relatar a posição financeira da empresa aos investidores. Embora as empresas privadas possam tecnicamente manter qualquer tipo de sistema de contabilidade que reflita com precisão as receitas e despesas, muitos adaptam seus sistemas aos padrões estabelecidos pelas empresas públicas. As empresas públicas usam um sistema de contabilidade por partidas dobradas que está em conformidade com os padrões estabelecidos pelos conselhos de revisão de padrões contábeis internacionais e nacionais.
A contabilidade por partidas dobradas é um sistema que rastreia sete tipos de contas:
ativos
passivo
receita
despesas
ganhos
perdas
patrimônio líquido
Essas contas são chamadas coletivamente de razão geral. O razão geral mantém contas gerais que se enquadram nas sete categorias de contas. Por exemplo, as empresas geralmente têm contas do razão geral para ativos fixos, ativos circulantes, passivos circulantes, passivos de longo prazo, receitas de vendas e despesas administrativas. Os lançamentos são feitos nessas contas por meio de anotações de débito e crédito de compensação.
Como as contas do razão geral são contas de nível superior que podem conter subcomponentes, os livros auxiliares são usados para fornecer detalhes de comprovação para um item de linha de conta. As contas da subsidiária e do razão geral têm uma relação de dependência, mas a maneira como uma pessoa gerencia os dois tipos de contas e insere as informações é a mesma. A diferença entre contas subsidiárias e contábeis está simplesmente na forma como as contas são usadas.
Por exemplo, um atacadista normalmente manteria uma conta de receita para vendas. Essa conta é uma conta do razão geral de nível superior, porque coleta todas as informações de vendas por período. O atacadista provavelmente tem contas de clientes, no entanto, que compõem os números das vendas e podem ser listadas no razão geral, colocando cada cliente em uma linha separada com o valor total das vendas de cada cliente no ano. No sistema contábil, a conta de vendas do razão geral pode ter livros auxiliares anexados a ela para cada cliente. As transações individuais específicas desse cliente seriam registradas na conta do razão subsidiária do cliente como um detalhe do valor total registrado no razão geral.
As contas da subsidiária e do razão geral se verificam e se equilibram. A linha do razão geral que o razão subsidiário detalha é chamada de conta de controle. O total das transações no razão subsidiário deve ser igual ao valor da linha correspondente na conta do razão geral para que as contas permaneçam equilibradas.