Al fine di scegliere il modello di ordine di acquisto migliore, devono essere prese in considerazione le esigenze informative di tutte le parti che utilizzeranno o faranno riferimento all’ordine di acquisto. In alcuni casi, un’azienda o un unico proprietario saranno in grado di scaricare un modello di ordine di acquisto di base in grado di soddisfare le esigenze di tutte le parti che entreranno in contatto con il documento. In altri casi, potrebbe essere necessario modificare un modello di ordine di acquisto dalla sua forma base o creare da zero per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda che genera gli ordini di acquisto, nonché le parti che riceveranno o elaboreranno l’ordine di acquisto. Se l’ordine di acquisto richiede informazioni molto dettagliate sugli articoli che vengono acquistati, inclusi articoli come diagrammi o altre informazioni di supporto simili, potrebbe essere necessario modificare il modello di ordine di acquisto per fare spazio a tali informazioni.
Ci sono alcune informazioni di base che dovrebbero essere presenti su ogni modello di ordine di acquisto. Innanzitutto, ci dovrebbero essere almeno due indirizzi nel modello di ordine di acquisto: l’indirizzo dell’ufficio che gestisce gli ordini di acquisto e l’indirizzo della società o dell’organizzazione a cui viene inviato l’ordine di acquisto. Se gli articoli acquistati devono essere spediti a un indirizzo diverso da quello dell’ufficio, tale indirizzo deve essere indicato anche sotto la voce “Spedisci a”. Altre informazioni importanti da includere in un ordine di acquisto sono il nome e le informazioni di contatto della persona che effettua l’ordine di acquisto, la data dell’ordine di acquisto, informazioni dettagliate sugli articoli acquistati e l’importo totale in dollari dell’ordine. È anche comune che le aziende utilizzino i numeri degli ordini di acquisto per tenere traccia degli ordini di acquisto, quindi dovrebbe esserci anche uno spazio per queste informazioni.
È anche comune che un modello di ordine di acquisto includa uno spazio per la firma dell’acquirente. Alcuni modelli includono anche una sezione per le note. Infine, alcuni modelli di ordini di acquisto includono anche un luogo per la data di completamento dell’ordine. Se gli articoli nell’ordine di acquisto devono essere consegnati entro una determinata data o entro un certo intervallo di date, può esserci uno spazio per questo in un modello di ordine di acquisto. Una volta che una società o un’organizzazione utilizza gli ordini di acquisto da un po ‘di tempo, può iniziare a modificare il proprio modello fino a quando non riesce a capire cosa funziona meglio.