Une grande variété d’outils de suivi des dépenses est disponible et les gens peuvent avoir besoin de faire des expériences pour trouver une méthode qui répond à leurs besoins. Être prêt à essayer plusieurs méthodes et avoir accès à des versions d’essai des outils logiciels est très utile. Les gens devraient également se demander pourquoi ils font le suivi des dépenses, car cela peut les aider à trouver la meilleure façon de gérer la tenue de leurs dossiers financiers. Les outils conçus spécifiquement pour les impôts, par exemple, peuvent fonctionner différemment de ceux destinés à aider les gens à établir leur budget.
Les gens peuvent suivre les dépenses à l’aide d’un logiciel de comptabilité, y compris une variété de produits intégrés qui peuvent faire des choses comme la récupération de données à partir de comptes bancaires. Ils peuvent également gérer leurs dépenses manuellement, soit en utilisant des champs de notation dans un chéquier ou un journal de compte, soit en tenant un registre des dépenses. Certaines personnes trouvent un terrain d’entente, en utilisant un outil comme une feuille de calcul informatique pour gérer les dépenses afin de pouvoir personnaliser la mise en page et les champs.
Certains éléments à prendre en compte lors du choix d’une méthode de suivi des dépenses comprennent les types de dépenses suivies, pourquoi et comment les informations seront utilisées. Le suivi des dépenses du ménage par rapport aux dépenses professionnelles peut impliquer des besoins différents, par exemple. Un étudiant pourrait suivre les dépenses pour soumettre la comptabilité à un fonds en fiducie pour remboursement, tandis qu’un entrepreneur indépendant pourrait vouloir suivre les dépenses afin de déterminer les déductions fiscales à la fin de l’année.
En règle générale, il est conseillé de suivre les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées ou à des intervalles réguliers, par exemple chaque semaine, plutôt que de revenir en arrière par intermittence et de devoir gérer de gros volumes de données. Pour les personnes qui ont des problèmes avec cela, un logiciel qui communique avec les comptes bancaires peut être utile, car toutes les activités financières sur ces comptes seront instantanément importées et les gens seront invités à entrer des informations, telles que la catégorisation d’une activité financière donnée. Pour les personnes qui ont besoin de conserver des reçus, il est important de disposer d’un système d’accompagnement pour classer et organiser les reçus.
Lorsque les gens font le suivi des dépenses dans un but précis, ils peuvent vouloir parler à un comptable de leurs options et de la meilleure façon de suivre leurs dépenses. Cela leur évitera d’avoir à refaire le travail plus tard; par exemple, les déductions fiscales sont divisées en catégories distinctes et savoir quelles sont ces catégories et ce qui y correspond permettra aux gens de classer correctement les dépenses la première fois. De même, les personnes qui effectuent le suivi des dépenses pour satisfaire aux conditions d’un accord, comme les étudiants responsables devant leurs parents ou les employés qui suivent les dépenses d’un employeur, devraient discuter avec l’autre partie de ce qui devrait permettre de développer un système mutuellement satisfaisant. Il peut y avoir des exigences légales pour d’autres; une personne administrant un fonds fiduciaire, par exemple, doit satisfaire à des exigences strictes en matière de déclaration et de dépôt pour rendre compte de la façon dont le fonds est utilisé.