Un remboursement de véhicule fait référence à un conducteur individuel qui se fait rembourser le coût de la conduite d’un véhicule personnel dans le cadre de ses activités commerciales au nom d’une entreprise ou d’un organisme gouvernemental. Le remboursement est généralement calculé en fonction du nombre de kilomètres parcourus par un employé ou un agent vers et depuis des lieux de travail spécifiques dans le but de rencontrer des clients, de faciliter des programmes spéciaux ou d’autres tâches liées au travail. Chaque fois qu’un programme de remboursement de véhicule est mis à disposition pour aider les employés à couvrir les dépenses liées aux déplacements, le montant exact offert par kilomètre parcouru est compris avant qu’un déplacement ne soit effectué.
Afin de recevoir un remboursement de véhicule pour le kilométrage parcouru, les employés sont tenus de documenter les lectures de kilométrage de départ et les lectures de point final afin que le kilométrage utilisé au cours du travail soit calculé avec précision. Après avoir soumis les montants de kilométrage à l’aide des formulaires de rapport appropriés, les employés reçoivent généralement un chèque distinct pour le kilométrage utilisé ou un remboursement de kilométrage peut être inclus sur le futur chèque de paie d’un employé. Les montants par mile sont également généralement fixés selon les calculs fédéraux de remboursement de kilométrage.
Un plan de remboursement de véhicule aide à compenser le coût du carburant et de l’entretien pour les employés tenus de conduire leur propre véhicule pendant le travail. Cela est particulièrement utile pour les employés qui passent beaucoup de temps à se rendre sur plusieurs sites de travail ou à effectuer d’autres tâches sur le terrain pour le compte d’une entreprise ou d’un organisme gouvernemental. Les montants offerts pour le remboursement peuvent varier selon les entreprises, mais au sein d’une organisation, chaque employé est généralement remboursé au même taux que les autres au sein de l’entreprise pour le kilométrage parcouru dans un véhicule personnel.
Le remboursement des véhicules n’est pas seulement offert pour les déplacements en automobile, mais de nombreuses agences remboursent également les employés pour l’utilisation d’autres véhicules personnels. Quelques-uns de ces véhicules comprennent des avions ou des motos. Une autorisation spéciale d’utiliser d’autres véhicules personnels doit être accordée avant leur utilisation, cependant, si le remboursement du véhicule est prévu.
Dans certains cas, un autre type de remboursement de véhicule peut également être proposé par une autre agence en plus d’un employeur direct. Aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) a calculé des tarifs spéciaux pour les particuliers qui utilisent un véhicule privé à des fins professionnelles, ainsi que pour se déplacer afin de faire des affaires. Les tarifs sont également disponibles pour les personnes utilisant des véhicules personnels à des fins caritatives ou médicales sélectionnées. Le montant de chacun de ces tarifs est différent, mais chacun est calculé en fonction des recherches les plus récentes reflétant les coûts de transport. Une fois qu’un individu calcule le kilométrage total utilisé pour ces activités, l’IRS permet au total d’être réclamé comme une franchise lors de la déclaration des impôts personnels.