Une piste d’audit est une série de documents qui prennent en charge une écriture de journal ou une transaction commerciale enregistrée dans le grand livre général d’une entreprise. Les comptables ou les auditeurs suivent la trace des documents afin de prouver que les écritures comptables sont opportunes, valides et pertinentes. Pour suivre une piste d’audit, les comptables doivent identifier une transaction, examiner les pièces justificatives et s’assurer que chaque compte de l’écriture de journal est correct. Un logiciel de comptabilité informatisé ajoute une autre couche à ce processus. Un tampon électronique est souvent disponible qui identifie la personne qui a publié l’écriture dans le grand livre général.
L’audit implique l’examen des informations comptables pour prouver qu’elles sont exactes et correctes. Certaines transactions – telles que celles impliquant des espèces, des comptes clients et des stocks – peuvent être plus susceptibles de faire l’objet de fraudes ou d’abus de la part des employés. Un auditeur examine ces transactions et suit la piste d’audit qui détaille le but et l’intention de la transaction. La trace permet aux auditeurs de vérifier si une entrée est valide ou non. Des erreurs dans les calculs mathématiques sont également décelables au cours de ce processus.
La recherche d’une transaction est la prochaine étape. Les auditeurs doivent extraire les documents originaux de la transaction correspondante et examiner les documents individuels. Cela permet aux auditeurs de déterminer la date, le type et le but de la transaction. Les comptables qui enregistrent des transactions dans la période comptable incorrecte sont souvent un objectif de cet examen. D’autres erreurs peuvent également être présentes pendant cette partie de la piste d’audit.
Une fois examinés, les comptables consultent le grand livre général de l’entreprise et d’autres livres comptables. Les auditeurs vérifient les nombres exacts et les comptes du grand livre appropriés pour s’assurer que les informations sur les documents sont correctement dans le grand livre. Si un calcul détaillé était nécessaire pour l’écriture de journal, les auditeurs recalculent les informations pour garantir l’exactitude. Les transactions extrêmement détaillées peuvent obliger les auditeurs à interroger le comptable qui a publié la transaction. Cette personne doit parapher les documents pour l’écriture de journal dans le cadre du processus de piste d’audit.
Les systèmes de comptabilité électronique fournissent une couche supplémentaire au processus de piste d’audit. La plupart des systèmes comptables informatisés fournissent un enregistrement instantané de ceux qui ont affiché ou ajusté un enregistrement dans le grand livre général de l’entreprise. Les données incluent le nom, les données, l’heure, la description et d’autres informations, selon le système. Les auditeurs peuvent se connecter au grand livre électronique de l’entreprise, consulter ces enregistrements de pistes d’audit et rechercher des transactions à partir de ces données. Les auditeurs peuvent suivre la piste d’audit plus facilement lorsque les entreprises disposent de cet enregistrement de piste d’audit électronique non ajustable.