Une carte d’expiration est un document simple qui fournit des informations concernant la date d’expiration d’un contrat spécifique. Une carte de ce type est utilisée dans un certain nombre de contextes, notamment dans le secteur des assurances. L’idée derrière une carte d’expiration est de servir de moyen d’alerter toutes les parties impliquées dans le contrat que la relation prendra fin à une certaine date à moins que des mesures appropriées ne soient prises pour renouveler l’accord pour une durée supplémentaire.
L’une des applications les plus courantes de la carte d’expiration se trouve avec la couverture d’assurance. Avec divers types de régimes d’assurance maladie, auto et vie, une date de résiliation de la police peut être incluse dans les conditions générales de base qui régissent la relation. À l’approche de cette date, la carte d’expiration sert à rappeler au fournisseur que la durée du contrat se rapproche et que le moment est venu de discuter du renouvellement de la couverture avec l’assuré. En utilisant ce type d’outil de gestion du temps, un agent peut toujours savoir quelles polices client doivent expirer dans les 30 prochains jours et prendre des dispositions pour contacter ces clients pour renouveler les plans et maintenir le flux de revenus vers l’assurance. fournisseur.
Outre le suivi des dates de résiliation sur les plans d’assurance, une carte d’expiration peut également être utilisée dans le cadre du processus de suivi de tout type de contrat commercial. Par exemple, une entreprise qui fournit des biens ou des services à un client à un prix réduit peut utiliser cette méthode pour entamer de nouvelles discussions avec le client plusieurs semaines avant cette date de résiliation. Cela peut être important, car cela pourrait faire la différence entre le client qui choisit de renouveler pour une autre période au même prix, ou choisit de recevoir des propositions de concurrents.
Alors qu’une carte d’expiration traditionnelle est une carte physique utilisée dans le cadre d’un système de fichiers tickler, de nombreux logiciels intègrent l’idée de la carte dans leurs fonctionnalités de base. Une base de données de ventes peut inclure la possibilité de créer une carte d’expiration virtuelle qui comprend des informations de base sur un contrat client, y compris la date de résiliation. L’utilisateur final peut alors configurer le système pour qu’il génère une alerte pendant une période de temps spécifiée avant la résiliation du contrat, ce qui facilite la planification d’un appel téléphonique ou d’un e-mail au client et commence à travailler sur le renouvellement du contrat. Jusqu’à ce que la tâche soit terminée ou rejetée, le système continuera souvent à rappeler à l’utilisateur que la nécessité de contacter le client est toujours en attente.