Les transactions comptables sont utilisées pour suivre les actifs, les passifs et les capitaux propres d’une entreprise. La plupart des entreprises enregistrent les transactions comptables dans un grand livre général qui reflète les débits et les crédits. Les documents financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et l’état des flux de trésorerie, reposent sur les transactions enregistrées dans le grand livre. Les types de transactions de base susceptibles de se produire affecteront la trésorerie, les comptes débiteurs et les comptes créditeurs d’une entreprise.
Lorsque des transactions comptables sont effectuées, les écritures de débit augmentent les actifs ou diminuent les passifs. Les crédits portés aux comptes du grand livre diminuent les actifs ou augmentent les passifs. En termes de capitaux propres, les débits diminuent les actions ordinaires et les bénéfices non répartis, tandis que les crédits les augmentent. Les revenus sont augmentés par les écritures de crédit et les dépenses sont augmentées par les débits.
À tout moment, l’actif doit être égal au passif plus les capitaux propres. Par conséquent, toutes les transactions comptables effectuées devraient avoir un effet égal et opposé des deux côtés de l’équation. Par exemple, lorsqu’une société émet des actions ordinaires, deux entrées distinctes doivent se produire. Le premier serait une augmentation en espèces pour la valeur de paiement reçue et le second serait une augmentation des actions ordinaires pour refléter le nouveau montant monétaire des actions en circulation.
De même, lorsqu’une entreprise reçoit un paiement pour des services qui n’ont pas encore été rendus, deux opérations comptables seront effectuées. L’un sera fait pour augmenter les liquidités. Un autre augmentera le montant des revenus non gagnés. Cette classification de compte est considérée comme un passif puisque l’entreprise doit encore fournir les services.
Les paiements de dépenses ont tendance à entraîner deux transactions qui diminuent à la fois les actifs et les capitaux propres. Par exemple, lorsqu’une entreprise paie un loyer, elle effectuera une transaction pour réduire la trésorerie du montant de la dépense. Une écriture correspondante sera effectuée pour diminuer les capitaux propres du même montant.
Les transactions typiques contre les comptes fournisseurs peuvent impliquer l’achat de fournitures de bureau à crédit. Cela se traduira par une entrée pour augmenter les approvisionnements par le montant monétaire qui a été acheté. Étant donné que les fournitures sont considérées comme un actif, les passifs devront également être augmentés. Dans ce scénario, les comptes créditeurs seraient augmentés du même montant.
Dans le cas où une entreprise fournit des services et envoie une facture pour paiement, les comptes débiteurs seraient augmentés au lieu des espèces. Cela est dû au fait que le paiement n’a pas encore été reçu, mais qu’un compte d’actif doit encore être débité. L’entrée correspondante serait une augmentation des capitaux propres au titre des revenus de services.