Les feuilles de calcul sont utiles pour suivre les dépenses à plusieurs niveaux. Leur structure en colonnes et en lignes permet de les imprimer facilement et de les partager entre les parties intéressées. Pour acquérir la meilleure feuille de calcul des dépenses, l’utilisateur doit d’abord définir l’objectif de la feuille et les résultats souhaités de son utilisation. Le niveau de compétence de tous les utilisateurs doit également être pris en compte. Le coût et la disponibilité complètent les critères finaux du meilleur tableur de dépenses.
À des fins de suivi des dépenses à domicile, des tablettes composées de 25 ou 50 copies d’une feuille de calcul des dépenses quotidiennes sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. Ces formulaires fournissent des espaces pour le suivi des repas, du kilométrage de la voiture, des achats d’essence et d’autres dépenses. Grâce à une utilisation assidue de ces formulaires, les utilisateurs peuvent analyser avec précision les dépenses quotidiennes, hebdomadaires ou autres périodes pertinentes. Les formulaires sont peu coûteux, faciles à utiliser n’importe où et communiquent clairement les résultats.
Des versions informatiques de la feuille de calcul papier sont proposées dans de nombreux types de logiciels de gestion de compte à usage domestique et professionnel. Ces programmes ont des sous-programmes qui gèrent les mêmes dépenses mais ajoutent des catégories telles que des cours de formation ou des uniformes. Les utilisateurs en réseau peuvent remplir les formulaires en ligne et les résultats sont fusionnés dans le système comptable de l’entreprise. En ligne ou hors ligne, le tableur des dépenses doit être clair et sans ambiguïté. Les programmes plus sophistiqués ont des routines de vérification des erreurs qui filtrent les entrées de l’utilisateur et limitent les erreurs.
Les programmes de comptabilité à l’échelle de l’entreprise négligent souvent la nécessité d’un contrôle de projet aux niveaux de gestion intermédiaire. Les bons programmes offrent des modules qui rassemblent facilement les données au niveau du projet, les présentent à la direction intermédiaire et regroupent les valeurs dans les modules de comptabilité. Les meilleurs programmes séparent en fait la gestion de projet de la comptabilité d’entreprise, donnant aux chefs de projet ou de service la possibilité d’approuver et de soumettre les dépenses au niveau de l’entreprise.
Entre les progiciels commerciaux et les formulaires commerciaux, il y a des formulaires et des programmes développés par l’utilisateur utilisant des tableurs commerciaux. De nombreux modèles sont disponibles en ligne que l’utilisateur peut personnaliser. Les feuilles de calcul des dépenses peuvent être combinées pour fournir des données à un autre programme.
De nombreuses feuilles de calcul des dépenses ne sont pas mises en œuvre efficacement car elles sont trop compliquées. La récompense des feuilles de calcul simples, tant que des informations critiques sont recueillies, est une conformité et une précision accrues. Afin de prévenir les abus, les entreprises recueillent souvent diverses informations qui ne sont pas réellement examinées ou utiles.
Les enfants peuvent apprendre à suivre leurs propres dépenses vestimentaires ou de divertissement en prévision de tâches de gestion financière plus complexes. Le revenu est généralement fixe pour une famille, et le côté dépenses du budget est souvent le seul élément qui peut être géré. Les enfants peuvent concevoir leur propre feuille de calcul des dépenses sur du papier simple et réglé et faire un premier pas vers l’indépendance financière.