Une méthode de déduction est un moyen pour les entreprises de calculer le nombre de comptes débiteurs ouverts qu’elles ne pourront pas recouvrer. Les entreprises qui vendent des biens ou des services sur facture permettront aux clients de rembourser la totalité des frais au fil du temps. Certains clients, malheureusement, ne remboursent jamais leur solde. Lorsque cela se produit, les entreprises doivent radier le montant en dollars en tant que ventes perdues. L’utilisation d’une méthode de provision, telle que le pourcentage des ventes ou le pourcentage des créances, permet aux entreprises de comptabiliser correctement les pertes attendues sur les débiteurs. La provision présente une image plus fidèle de la situation financière de l’entreprise.
Afin de créer correctement un calcul de la méthode de déduction, les entreprises doivent avoir des registres historiques de leurs recouvrements de comptes clients. La manière la plus courante pour les entreprises d’y parvenir est de suivre l’âge de leurs comptes clients. Un rapport répertoriera chaque compte ouvert en fonction du nombre de jours en souffrance, par exemple 30, 60, 90 ou 120 jours. Comme les créances appartiennent aux catégories plus âgées, la possibilité de recouvrer les comptes diminue généralement. Les comptables travaillent à travers ce rapport pour déterminer quel pourcentage des créances ouvertes ne sont pas recouvrables, puis les radient conformément à la politique de l’entreprise. Cet enregistrement permet de créer une méthode officielle de radiation des allocations.
Lors de l’utilisation de la méthode du pourcentage de remise sur les ventes, les comptables divisent les ventes à crédit de l’entreprise par les ventes totales de l’entreprise pour créer un pourcentage de remise. Les ventes à crédit représentent généralement le total des ventes à crédit qui n’ont pas pu être recouvrées pendant une période donnée. Pour créer un pourcentage moyen, les comptables répéteront cette opération pendant plusieurs mois consécutifs pour créer le pourcentage de radiation le plus précis. Ce pourcentage sera alors le facteur que les comptables utilisent pour déterminer la part de leurs ventes à crédit totales à radier en fonction des ventes.
L’autre méthode de déduction, le pourcentage des créances, est similaire à la méthode du pourcentage des ventes. Les comptables diviseront cependant le total des comptes débiteurs par les comptes historiques radiés comme non recouvrables. Cette méthode d’allocation est souvent considérée comme plus précise que la méthode de vente. Comme les ventes peuvent augmenter ou diminuer fréquemment, le pourcentage d’allocation peut également fluctuer énormément. L’utilisation des comptes débiteurs comme dénominateur réduira vraisemblablement ces fluctuations en ne prenant que les ventes moyennes des comptes clients chaque mois. Les entreprises emploient généralement quelques comptables dont le travail consiste à gérer en permanence les comptes débiteurs et le processus de recouvrement. Le calcul du pourcentage de mauvais comptes à l’aide de la méthode des créances pour les mauvais comptes est généralement un processus courant pour ces comptables.