Il existe deux méthodes principales de comptabilité : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. En utilisant la méthode de la comptabilité de caisse, les revenus et les dépenses sont comptabilisés au moment des échanges d’argent, peu importe le moment où le revenu a été gagné ou la dette a été contractée. Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, le revenu et la dette sont enregistrés au moment où ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où ils sont payés. Certaines petites entreprises peuvent également utiliser une forme hybride qui combine les deux méthodes.
La plupart des petites entreprises indépendantes et non constituées en société utilisent la comptabilité de caisse en raison de sa simplicité. Si un entrepreneur termine un travail le 20 décembre, mais n’est pas payé avant le 20 janvier, il inclut le revenu de janvier. La préparation d’un bilan et d’une déclaration fiscale est relativement simple, car il lui suffit de regarder ses dépôts et ses factures payées pour déterminer le profit ou la perte de l’année. Si quelqu’un ne paie pas ce qu’il lui doit, il n’a pas à ajuster le bilan de l’année suivante avec une déduction pour créances irrécouvrables, car il n’avait jamais inclus l’argent qui lui était dû dans ses comptes. Bien que cette méthode ne donne pas une image précise des dépenses mensuelles et de la rentabilité, elle permet à une personne de savoir exactement combien d’argent il a en main à tout moment.
La méthode de la comptabilité d’exercice peut être un peu plus difficile, mais les principes comptables généralement reconnus exigent que toutes les sociétés utilisent la méthode de la comptabilité d’exercice. Les charges et les produits sont enregistrés au moment où ils sont encourus ou gagnés. Par exemple, si le bois pour un projet de construction est livré en juillet, la dépense est enregistrée en juillet, même si la facture n’est payée qu’en août ou plus tard. Si le projet est achevé en décembre, mais que les termes de l’accord permettent au client de retarder le paiement de 30 jours, les revenus du projet sont comptabilisés en décembre et inclus dans la déclaration de revenus de cette année, à condition que l’entreprise utilise l’année civile comme son année fiscale.
D’autres dettes qui peuvent être payées trimestriellement sont également imputées dans les comptes pour chaque mois de passif lors de l’utilisation de la méthode de la comptabilité d’exercice, et pas seulement lorsque la dette est payée. Par exemple, si une société paie une prime annuelle de 1200 100 dollars américains (USD) pour l’assurance des biens, un compte sera créé qui enregistre une dépense de XNUMX dollars américains pour l’assurance chaque mois. De cette manière, la méthode de la comptabilité d’exercice a l’avantage de donner une image beaucoup plus précise des dépenses d’exploitation mensuelles que la méthode de la comptabilité de caisse. Un état annuel des profits et des pertes basé sur la comptabilité d’exercice fournit également une image plus précise de la rentabilité globale de l’organisation.
Toute méthode comptable présente certains inconvénients et la méthode de la comptabilité d’exercice n’est pas différente. Une entreprise peut paraître très belle sur le papier, et pourtant être pauvre en liquidités et en retard dans ses dettes, surtout si les clients ne paient plus leurs factures en temps opportun. La méthode de la comptabilité d’exercice suppose que tous les comptes sont en règle, mais si un client est en souffrance ou en défaut, la société peut ne pas être en mesure de payer ses dettes non plus. Si un client fait défaut sur une dette, alors l’entreprise doit calculer et enregistrer une déduction pour créances irrécouvrables pour corriger les dossiers et récupérer les taxes payées sur les revenus qui n’ont jamais été réellement reçus.