Une allocation en espèces est le montant alloué que les employeurs donneront aux employés à l’avance pour couvrir les dépenses professionnelles, telles que les repas, les frais de déplacement et les fournitures de bureau. Les allocations en espèces sont plus simples à comptabiliser que de collecter des reçus et de rembourser des dépenses petites ou fréquentes. Les employés préfèrent généralement les allocations en espèces car il n’y a pas d’attente pour les remboursements et il est plus pratique de payer les repas et les taxis en espèces plutôt qu’avec une carte de crédit d’entreprise.
La plupart des entreprises gardent une petite quantité d’argent en main pour les allocations en espèces, même si elles ne font pas régulièrement d’achats. Il peut être utilisé pour payer les déjeuners de travail, les taxis à la maison après des réunions tardives ou d’autres dépenses accessoires telles que les cartouches d’imprimante d’urgence. Un employé qui voyage régulièrement pour son travail peut avoir des montants fixes en espèces alloués pour les repas qui peuvent accompagner une indemnité kilométrique pour sa voiture. Si l’employé préfère avoir un repas plus cher, il doit payer la différence sur ses propres fonds. De même, si l’employé préfère un repas plus léger, il peut empocher la différence.
Le caractère fixe d’une allocation en espèces facilite la comptabilité. Le montant est offert à l’avance, de sorte qu’il peut être inscrit dans les livres immédiatement. Aucun reçu n’est requis pour la documentation, car c’est la prérogative de l’employé de dépenser ou non l’argent. Cela réduit la paperasserie ainsi que la volatilité puisque l’employé ne peut pas dépasser le budget avec une allocation en espèces, réduisant ainsi les frais généraux. Offrir de l’argent à un employé est généralement apprécié, car cela peut remonter le moral et aider à valider la valeur d’un employé.
Une allocation en espèces est considérée comme l’un des avantages des emplois qui nécessitent beaucoup de longues heures et de déplacements. Les employés apprécient la commodité de l’argent liquide, comme la réduction de la complexité d’inviter des clients pour le déjeuner. De même, la plupart des employés préfèrent ne pas dépenser leur propre argent en dépenses professionnelles ou leur temps à courir après de petits remboursements. Les petites entreprises qui n’ont pas beaucoup d’espace de stockage peuvent utiliser des allocations en espèces pour que les employés puissent acheter des fournitures de bureau si nécessaire, ce qui peut vraiment s’accumuler au fil des mois.
Les employés paient des impôts sur les allocations en espèces, tout comme les autres formes de revenu. Dans certains pays, ils peuvent être déductibles en tant que dépenses professionnelles. Une déduction pour amortissement peut être applicable, c’est-à-dire une dépréciation par rapport à la valeur originale de l’achat, selon ce qui a été acheté avec l’argent comptant. D’autres pays autorisent un groupe religieux à payer l’espace de vie d’un ou plusieurs membres en espèces et à déduire cette valeur comme allocation de presbytère.