Également appelée note de crédit ou note de crédit, une note de crédit est un document émis par un vendeur ou un fournisseur à un client. Le document est généralement utilisé pour fournir une sorte de remise sur le prix normalement appliqué au client, soit en autorisant une remise en espèces à ce client, soit en soustrayant le montant actualisé du solde dû sur les transactions qui n’ont pas encore été facturées au client. L’escompte peut prendre la forme d’un pourcentage sur ces frais ou d’un montant réel en dollars, selon les politiques et procédures de l’entité qui émet la note de crédit.
Une note de crédit est parfois utilisée comme document interne pour traiter les remises accordées à un client dans le cadre d’une campagne promotionnelle. Par exemple, le fournisseur peut prolonger l’exécution d’une promotion qui offre à des clients spécifiques une remise de 5% sur les trois prochaines commandes passées. Au fur et à mesure que ces commandes sont passées, une note de crédit est générée pour chacune de ces commandes, reflétant le prix standard appliqué aux articles commandés. Le montant total dû sur la commande est alors réduit de 5%, les totaux d’origine et ajustés apparaissant sur la facture de la commande. En règle générale, la raison du crédit est également documentée à la fois sur la note et sur la facture. Cette approche permet au client de voir combien a réellement été économisé sur cette commande particulière.
Il existe des situations dans lesquelles une note de crédit est utilisée pour compenser les clients pour une sorte de désagrément encouru lors de l’utilisation des services d’une entreprise donnée. Par exemple, une entreprise de téléconférence peut choisir d’émettre une note de crédit sur la facture pour une conférence téléphonique spécifique lorsque la qualité de cette téléconférence est altérée par des facteurs provenant de l’entreprise qui fournit le service. Dans ce scénario, le fournisseur de conférence émettra une note de crédit ou une note de crédit qui annule efficacement une partie ou même tous les frais associés à l’appel. Une facture pour l’appel est toujours imprimée, mais reflète à la fois les frais originaux et le montant du crédit, ainsi que le solde ajusté dû. Ici, le but est de tenter de réparer les dommages causés par le service inférieur reçu par le client, en incitant le client à donner une autre tentative au fournisseur de téléconférence.
L’utilisation d’une note de crédit est également importante pour le processus comptable interne. En documentant les remises accordées à quelque fin que ce soit, il est possible pour les entreprises de déterminer le montant des revenus perdus à chaque période en raison de ces crédits. Cela peut être particulièrement important car les entreprises peuvent suivre non seulement les totaux, mais aussi les raisons des crédits. Si une analyse de l’activité des notes de crédit pour une période indique qu’une erreur de service récurrente représente une quantité importante des crédits émis, des mesures peuvent être prises pour corriger le problème, permettant ainsi à l’entreprise d’économiser une somme d’argent considérable.