Un accord de remboursement est un accord entre deux parties pour rembourser à une partie les coûts engagés dans une entreprise spécifique. Les accords de remboursement sont souvent soumis à des conditions spécifiques afin de pouvoir prétendre au remboursement. Les entreprises concluent souvent des accords de remboursement avec les employés pour les coûts accumulés au travail, tels que le kilométrage ou les frais de déplacement lors de voyages d’affaires. Les gouvernements concluent parfois un accord de remboursement avec un fournisseur de services, tel qu’un médecin, pour fournir les services nécessaires aux citoyens qui ne peuvent pas payer les frais normaux.
En affaires, un accord de remboursement est souvent une alternative pratique à la simple remise à un employé d’une somme d’argent fixe pour les frais. Étant donné que les coûts tels que l’essence, les billets d’avion ou les tarifs d’hôtel peuvent varier d’un jour à l’autre, il est généralement plus simple pour un employeur d’accepter de rembourser le travailleur pour chaque type de service, plutôt que pour un montant fixe. La plupart des accords de remboursement précisent ce qui peut ou non constituer un coût remboursable ; par exemple, les repas peuvent être couverts par l’accord, mais la visite d’une boîte de nuit peut ne pas être incluse. Certains accords ont des limites sur les dépenses; il s’agit de décourager un employé de faire des dépenses excessives simplement parce qu’il sait que le coût sera remboursé.
Un accord de remboursement peut exiger que l’employé remette des reçus afin de recevoir de l’argent en retour. Cela permet à l’employeur de voir exactement où l’argent a été dépensé et s’il est admissible à un remboursement. Certains contrats permettent aux employés de simplement conserver des dossiers personnels, tels que des journaux, des dépenses, bien que cela augmente le risque de fraude. Exiger des reçus peut aider le service de comptabilité à suivre plus facilement les sommes remboursées et peut être nécessaire à des fins fiscales.
Un autre type d’accord de remboursement courant dans les entreprises est le remboursement des frais de scolarité. Ces accords sont souvent utilisés lorsqu’une entreprise souhaite qu’un employé assiste à un cours de formation ou à un séminaire afin d’améliorer ses compétences en vue d’une utilisation ultérieure dans le cadre de son travail. Ces contrats précisent généralement que le travailleur doit terminer le cours, recevoir une certification ou fournir une autre preuve d’achèvement afin de recevoir le remboursement des frais de scolarité.
Les programmes de sensibilisation du gouvernement utilisent souvent des accords de remboursement avec des prestataires de services privés afin d’aider les citoyens éligibles. Dans le domaine médical, par exemple, il est souvent considéré comme peu pratique pour le gouvernement d’employer des médecins et de mettre en place des hôpitaux publics lorsqu’il existe déjà une industrie privée florissante. Au lieu de cela, un gouvernement peut mettre en place un programme dans lequel un médecin prend en charge des patients à faible revenu à un tarif réduit pour le patient, en échange d’une promesse de remboursement des coûts restants par le gouvernement.