Il existe trois règles d’or en comptabilité. Ils s’appliquent chacun à un type de compte différent : nominal, personnel et réel. Les règles décrivent comment les débits et les crédits doivent être traités dans le grand livre pour chaque type de transaction. En tant que groupe, ils sont l’un des trois principes comptables généralement reconnus (PCGR) qui constituent le code de conduite de l’American Institute of Certified Public Accountants.
La première règle d’or de la comptabilité concerne la gestion des comptes personnels. Ce groupe comprend non seulement des individus, mais aussi des entreprises et d’autres organisations. La règle pour ce groupe est que le donneur doit être crédité et le receveur doit être débité.
Les comptes réels sont couverts par la deuxième des règles d’or de la comptabilité. Ce type de compte concerne les actifs. Il peut s’agir d’actifs corporels comme l’équipement ou le mobilier ou d’actifs incorporels tels que les droits d’auteur et les brevets. La règle pour ce genre de compte est de créditer ce qui sort du compte et de débiter ce qui rentre.
Les comptes nominaux sont couverts par la troisième règle d’or de la comptabilité. Ces comptes couvrent les revenus et dépenses temporaires tels que les ventes et les achats. La règle pour ce type de compte est de créditer les gains, ou revenus, et de débiter les pertes, ou dépenses.
Dans le cadre du troisième des principes comptables généralement reconnus, les trois règles d’or de la comptabilité aident à clarifier les détails de la gestion des écritures du grand livre pour les transactions. Les règles soulignent l’importance non seulement d’enregistrer toutes les transactions, mais aussi de les catégoriser correctement. En saisissant les informations au bon endroit et de la bonne manière, les comptes seront précis et plus faciles à comprendre à l’avenir. Les dossiers seront également des outils plus utiles pour la recherche et les évaluations à long terme.
Les deux autres principes comptables généralement reconnus sont, premièrement, qu’il est nécessaire d’enregistrer chaque transaction et, deuxièmement, que la double entrée est la méthode préférée d’enregistrement des transactions. La règle numéro un souligne qu’il n’est pas acceptable de manquer la saisie d’une transaction, que ce soit intentionnellement ou non. La deuxième règle énonce l’importance d’entrer des informations pour les deux côtés d’une transaction : ce qui est perdu et ce qui est gagné.
Dans l’ensemble, les trois règles générales de comptabilité et les PCGR fournissent des éclaircissements et des conseils sur la façon de traiter les deux concepts les plus importants en comptabilité : les débits et les crédits. Un crédit est tout type d’actif, tandis qu’un débit est tout ce qui est supprimé de la colonne des actifs. Par exemple, lorsqu’un individu achète un crayon, cet achat augmente la valeur des objets possédés dans la colonne des actifs tout en supprimant également les actifs monétaires du compte. Les trois règles d’or de la comptabilité sont, par essence, une articulation supplémentaire de ce concept global.