Un formulaire de soumission est généralement requis par toute entreprise répondant à un processus d’appel d’offres pour des projets de construction ou de rénovation. La présentation réelle du formulaire et les informations requises sont fournies par l’organisme soumissionnaire. Dans les projets de construction et de rénovation, il est très courant que les réponses aux appels d’offres incluent des plans, des plans de projet, des coûts, des spécifications détaillées et une foule d’autres informations. Le but de ce formulaire est de fournir un résumé d’une page des informations essentielles liées à l’offre.
Bien que les détails puissent varier, le formulaire de soumission est divisé en quatre sections: les coordonnées de l’entreprise, les détails du projet, les détails de l’offre et les notes essentielles. Les entreprises expérimentées exigent des fournisseurs qu’ils préparent deux copies du formulaire de soumission avant la soumission. Dès réception de la réponse à la soumission, les deux exemplaires sont tamponnés avec l’heure et la date de réception et signés par un représentant dûment autorisé de la société soumissionnaire. Une copie est jointe à la soumission et l’autre est retournée au fournisseur. Ce formulaire de soumission fait alors partie du package global, fournissant une preuve de réception, en cas de litige par la suite.
La première section du formulaire de soumission comprend les informations pertinentes sur l’entreprise soumissionnaire. Cela comprend le nom légal et commercial de l’entreprise, l’adresse du siège social, le numéro de compte fiscal, les contacts principaux et secondaires, ainsi que les numéros de téléphone, de courrier électronique et de télécopieur. Si l’État exige que toutes les entreprises de construction ou de rénovation aient des licences ou des permis, les chiffres doivent être inclus sur le formulaire de soumission. Si l’entreprise est une entreprise à propriétaire unique ou une société de personnes, les noms des propriétaires doivent également être indiqués. Cette information n’est pas requise pour les sociétés constituées en société.
Les détails du projet doivent inclure le numéro de l’appel d’offres, le nom de l’entreprise soumissionnaire et les coordonnées. De nombreuses entreprises incluent l’aperçu ou le synopsis du projet dans cette section, copié directement à partir des documents d’appel d’offres. Le but d’inclure le synopsis est d’identifier clairement le projet pour lequel la soumission est pour.
Les détails de l’offre sont généralement la valeur totale en dollars et toute exclusion spécifique. Par exemple, un projet soumissionné pour la conception et la construction d’un pont peut inclure la valeur monétaire totale du projet, plus une déclaration indiquant que les coûts de l’évaluation environnementale et de l’approbation ne sont pas inclus. Cette information est une partie essentielle de l’offre et doit être clairement définie.
Les notes essentielles fournissent des informations qui font partie de l’offre, mais sont sujettes à modification. Les informations sur les retards potentiels dans l’heure de début du projet, en raison d’une grève en cours ou d’une indisponibilité de matériaux, sont généralement incluses dans cette section. Ces conditions sont les mêmes pour tous les prestataires, mais doivent être définies dans la réponse.