Un registre fiscal fournit un espace pour enregistrer les informations relatives aux impôts, pour faciliter la tenue de registres tout au long de l’année. Il peut inclure des champs pour le revenu, les déductions, les paiements aux agences fiscales et d’autres données qui peuvent être importantes pour la comptabilité fiscale. L’utilisation d’un grand livre peut réduire le temps de préparation des déclarations de revenus et créer un enregistrement normalisé à utiliser en cas de vérification. Le logiciel Ledger peut être en mesure de générer des rapports et de s’interfacer avec d’autres programmes comptables pour rationaliser l’enregistrement financier.
Comme les autres grands livres, le grand livre fiscal contient une série de colonnes pour les informations relatives aux transactions et des lignes pour enregistrer chaque transaction individuellement. Les enregistrements peuvent noter la date, le montant et la nature, ainsi que d’autres informations pertinentes, telles qu’une classification pour noter où une déduction irait sur une déclaration de revenus. Les informations d’un grand livre fiscal peuvent être extraites directement des reçus et des factures, ou d’un programme logiciel dans lequel les informations comptables sont stockées.
Un logiciel peut être extrêmement utile pour les dossiers financiers. Certains programmes communiqueront avec un compte bancaire pour extraire automatiquement les données de transaction et pourront également les classer sur la base des catégories attribuées aux transactions plus anciennes. Les informations relatives aux taxes peuvent être extraites dans un livre fiscal distinct et ajoutées dans des rapports périodiques. Ceux-ci peuvent énumérer les déductions, les paiements et d’autres informations pertinentes pour la commodité du contribuable ou d’un comptable.
Des registres papier sont également disponibles. Il est conseillé de réserver un temps pour les mettre à jour afin de s’assurer que les informations restent aussi actuelles que possible, et d’utiliser un système cohérent pour la saisie des informations. Cela permet aux utilisateurs de parcourir rapidement leurs registres pour collecter le matériel nécessaire lorsqu’ils préparent leurs impôts. Les contribuables peuvent conserver des copies ainsi que d’autres registres à titre de référence en cas de questions ou de problèmes avec les déclarations de revenus.
En plus du suivi des paiements, des déductions et d’autres informations relatives aux taxes personnelles ou professionnelles, un registre fiscal peut également être utilisé pour suivre la taxe de vente. Les entreprises sont obligées de percevoir la taxe de vente dans de nombreuses régions et peuvent tenir un registre distinct pour la suivre, car cela peut devenir très compliqué. Le personnel peut enregistrer les transactions soumises à la taxe de vente et le montant collecté afin de pouvoir le soumettre, ainsi que la documentation requise, lorsque les paiements de la taxe de vente sont dus. Cela peut réduire le risque de manquer un paiement ou de ne pas envoyer le montant correct au gouvernement.