La comptabilité automatisée est une approche permettant de tenir des registres comptables à jour à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Les logiciels d’entreprise de ce type sont souvent configurés pour permettre une comptabilisation croisée facile des créances et des dettes, éliminant ainsi le besoin de saisir plusieurs écritures afin de conserver les registres comptables conformément aux principes comptables généralement reconnus. Bon nombre des systèmes de comptabilité automatisés les plus populaires peuvent être adaptés aux besoins de l’entreprise qui achète le logiciel, ce qui permet de créer des rapports personnalisés ainsi que d’utiliser les formats de rapport standard inclus dans le progiciel.
Le processus de comptabilité automatisée peut faire gagner beaucoup de temps lors de la comptabilisation des crédits et des débits. Plutôt que d’avoir à effectuer des écritures dans différents livres, comme c’est souvent le cas avec les méthodes plus traditionnelles, la plupart des progiciels de comptabilité sont structurés pour permettre la saisie manuelle de la transaction dans un champ sur une page. À partir de là, le logiciel associe automatiquement la transaction à tous les autres enregistrements pertinents du progiciel. Une fois la transaction saisie, les données seront incluses dans tout rapport généré structuré pour couvrir la date de cette saisie.
En plus de simplifier le processus de saisie manuelle des données dans un système comptable automatisé, de nombreux logiciels de comptabilité peuvent être liés à des comptes de carte de crédit et bancaires. En utilisant l’interface intégrée au logiciel, les paiements peuvent être remis aux fournisseurs et automatiquement appliqués au compte fournisseur et au numéro de facture appropriés dans les registres comptables. Dans le même temps, les clients peuvent effectuer un paiement en ligne via des liens que le système inclut avec toutes les factures électroniques distribuées à ces clients. En utilisant le lien pour soumettre le paiement, le logiciel reçoit automatiquement le paiement, le publie sur le compte client et le numéro de facture corrects, puis achemine le paiement vers le compte bancaire spécifié par l’utilisateur final.
Aujourd’hui, la comptabilité automatisée est considérée comme un élément de base de la plupart des stratégies de planification des ressources d’entreprise ou d’ERP. Les fonctionnalités sécurisées et les gains de temps peuvent considérablement augmenter l’efficacité de l’équipe comptable. De plus, le logiciel de comptabilité comprend des fonctionnalités qui permettent la génération et la distribution de factures électroniques aux clients est un outil extrêmement efficace. L’utilisation de ces fonctionnalités permet de recevoir des paiements dans un court laps de temps, soit parce que le client peut approuver le paiement et envoyer un chèque en moins de temps, soit parce qu’il utilise l’option de soumettre un paiement électronique. Dans l’un ou l’autre scénario, l’entreprise bénéficie d’une augmentation des recettes sur ses créances dans un court laps de temps, donnant à l’entreprise accès à plus de liquidités pour gérer les opérations quotidiennes.