Gli specialisti del controllo dei documenti gestiscono la raccolta, l’archiviazione e il recupero dei documenti interni di un’organizzazione. In genere è richiesta un’istruzione superiore per l’occupazione di livello base, ma per una posizione dirigenziale può essere necessaria una certa formazione universitaria. Per diventare uno specialista del controllo dei documenti, devi anche possedere buone capacità organizzative, informatiche e di ufficio. L’occupazione per questa professione si trova di solito nei settori sanitario, legale e manifatturiero, nonché nelle istituzioni educative e governative. I doveri tipici di uno specialista del controllo dei documenti includono l’archiviazione, la distribuzione e il recupero di documenti stampati ed elettronici.
Per essere uno specialista del controllo dei documenti, avrai bisogno di un diploma di scuola superiore e di un’ampia formazione sul posto di lavoro. La maggior parte degli specialisti inizia questa carriera in una posizione entry-level e assume ulteriori responsabilità man mano che le loro conoscenze e abilità aumentano. Alcuni datori di lavoro potrebbero richiedere di completare un diploma di due o quattro anni per lavorare in una posizione di gestione. Altri potrebbero essere disposti ad accettare la certificazione professionale al posto di un diploma universitario. Formazione specializzata e certificazione sono disponibili da organizzazioni riconosciute a livello internazionale, come la Knowledge Management Professional Society (KMPro) e Association for Information and Image Management (AIIM).
Oltre alla tua istruzione formale, devi anche avere ottime capacità organizzative e di segreteria per diventare uno specialista del controllo dei documenti. Questi professionisti sono tenuti ad organizzare e tenere traccia dell’uso di centinaia di documenti su base giornaliera. Devi essere in grado di creare e gestire sistemi di archiviazione sia cartacei che elettronici per avere successo in questa occupazione. Per questo lavoro saranno anche necessarie eccellenti capacità informatiche e familiarità con una varietà di applicazioni software. Le posizioni a livello di gestione richiedono solitamente buone capacità comunicative e di leadership, oltre alla capacità di formare altri lavoratori.
Dopo essere diventato uno specialista del controllo dei documenti, è possibile trovare lavoro presso diverse organizzazioni. Questi professionisti sono spesso impiegati nel settore sanitario, tecnologico e manifatturiero, nonché nell’industria delle costruzioni e della tecnologia. Anche le istituzioni governative ed educative utilizzano sistemi di controllo dei documenti, insieme a banche e altre società di servizi finanziari. Potresti essere in grado di trovare lavoro con un servizio indipendente di controllo dei documenti se il lavoro tradizionale non è disponibile. Alcuni datori di lavoro in campo biomedico o legale possono richiedere una formazione specializzata prima dell’impiego.
Questi specialisti in genere si impegnano in attività come l’organizzazione e l’archiviazione di vari documenti stampati ed elettronici. Assicurano che la versione corrente di un documento sia disponibile e tengono traccia della sua posizione e utilizzo. Questi professionisti usano anche gli scanner per fare copie elettroniche di documenti cartacei e creare sistemi di archiviazione per l’archiviazione e il recupero. Agli specialisti a livello di gestione potrebbe essere richiesto di sviluppare e attuare procedure e politiche per la condivisione di documenti e condurre corsi di formazione dei dipendenti.