Un analista de cuentas por cobrar está a cargo de monitorear la capacidad de una empresa para cobrar sus facturas pendientes. El analista puede participar en actividades de cobro, incluida la investigación de posibles errores de facturación. Por lo general, se realiza una investigación adicional sobre por qué faltan los pagos, son cortos o están en mora. Como parte del proceso de cuentas por cobrar, un analista puede recomendar cambios en el límite de crédito de un cliente y ayudar a conciliar el historial de pagos de una cuenta.
Por lo general, el analista de cuentas por cobrar administrará un grupo de cuentas de pago para una empresa. Cuando los proveedores compran suministros o servicios a crédito, pueden tener varios términos de pago que les permiten tomar descuentos porcentuales del total o tomarse el tiempo para pagar el saldo en cuotas. Parte del trabajo del analista es asegurarse de que se cumplan los términos de crédito y que cualquier discrepancia y malentendido relacionado con los términos de crédito se resuelva de inmediato.
Asegurarse de que una empresa cobre en sus saldos impagos es una responsabilidad laboral importante para un analista de cuentas por cobrar. Una parte de esta tarea laboral implica examinar la actividad de la cuenta y contactar a los clientes para averiguar por qué los pagos pueden retrasarse. En algunos casos, es posible que se deban utilizar tácticas de cobro para alentar a los clientes a resolver los saldos vencidos. Una de las formas en que esto se logra a veces es restringiendo el acceso al crédito.
Además de resolver cualquier error de registro, un analista de cuentas por cobrar debe monitorear periódicamente la cuenta y la actividad de pago de cada cliente. Si un cliente es constantemente moroso, el analista puede necesitar modificar los términos de crédito al reducir los límites y aumentar los cargos por mora o los cargos financieros. Es posible que sea necesario rescindir temporalmente los privilegios de crédito de algunos clientes mientras se resuelven las disputas de pago y los saldos pendientes.
La ejecución de informes y el mantenimiento de registros son otras tareas importantes de las que normalmente será responsable un analista de cuentas por cobrar. A medida que se hace contacto con los clientes con respecto a los pagos atrasados, el analista generalmente necesitará documentar cuándo se contactó con el cliente y qué tipo de intercambio ocurrió. Por ejemplo, un arrendatario cuya cuenta está vencida puede recibir una carta de advertencia con un recargo, seguido de un aviso para pagar el saldo pendiente o entregar la propiedad del arrendador. También es importante que cualquier intercambio verbal, como las promesas de enviar el pago, esté documentado.
Parte del proceso de documentación implica conciliar los registros de la cuenta. La conciliación de cuentas implica la publicación de pagos contra facturas pendientes y asegurarse de que se compensen los saldos. El proceso de conciliación también puede implicar la verificación mensual de todos los cargos y créditos contra la cuenta de un cliente.