La organización de la logística involucrada en un espectáculo itinerante, convención u otro evento generalmente es responsabilidad del coordinador de la gira. Esta persona generalmente planifica el circuito de viaje, el alojamiento y otros arreglos. Además de la planificación, un coordinador de giras generalmente se encarga de la mayoría de las responsabilidades antes de la producción y evalúa el éxito después. Si bien generalmente no se requiere un título específico, uno en un campo como negocios, publicidad o viajes y turismo podría ser útil.
Un coordinador de gira generalmente comienza la planificación del evento mucho antes de que tenga lugar. Esto generalmente incluye la evaluación de costos, posibles ingresos e intereses. La falta de interés en un tema en particular puede significar menos ingresos que el costo de producción, lo que puede resultar en la cancelación de cualquier otro plan. Determinar la necesidad y el deseo de la función suele ser el primer paso para decidir si los planes deben progresar.
Si la función tiene el potencial de ser un éxito, un coordinador de tours generalmente comienza la tarea de garantizar que toda la logística se ajuste. Es importante saber cuántos ingresos hay para comenzar a planificar. Encontrar esta información generalmente sería responsabilidad del responsable de la planificación. La recaudación de fondos o el patrocinio pueden ser opciones para explorar si se necesitan recursos para ayudar con la producción del proyecto.
Una vez que esto haya finalizado, el coordinador del recorrido determina cosas como los lugares donde se realizará el recorrido, cuánto durará y los arreglos de viaje y alojamiento para el personal. Esto puede requerir hacer malabares con varios horarios a la vez, asegurando que todos estén en el lugar correcto en el momento correcto; Las fuertes capacidades de multitarea y organización probablemente ayudarán a alguien en esta posición. Un trabajo como este a menudo requiere un horario flexible que proporciona tiempo suficiente para viajar. El individuo generalmente viajará con el evento para asegurarse de que se cuiden todos los detalles y para resolver cualquier problema que pueda surgir. Es posible que mientras trabaja en una función él o ella también esté planeando otras.
Los esfuerzos de publicidad también podrían ser responsabilidad de alguien que trabaje en esta capacidad, lo que generalmente implica actividades de promoción localizadas y publicidad por radio e impresa. A muchas personas les resulta beneficioso aprovechar Internet también en sus esfuerzos de relaciones públicas. Al final de una producción, un coordinador de giras generalmente evalúa qué funcionó bien y qué podría mejorarse para determinar estrategias exitosas para otro evento y áreas de mejora. Usar esta información para planificar funciones futuras suele ser un aspecto importante del trabajo.