Le système de dépôt électronique (EFS) est le dernier réseau électronique et basé sur le Web pour le système judiciaire de Singapour. Il sert d’outil pour enregistrer, stocker et organiser tous les documents concernant les procédures judiciaires. La création du système de dépôt électronique vise à fournir à la Cour suprême de Singapour un système où la gestion et le suivi des affaires existantes peuvent être plus faciles.
En 2000, le système de dépôt électronique est devenu disponible pour une utilisation non seulement pour le système judiciaire de Singapour, mais également pour tous les cabinets d’avocats du pays. Il tire parti de la popularité croissante de l’utilisation d’Internet et crée une méthode plus courte de classement et de soumission des cas. Les greffiers et les assistants effectuaient généralement des allers-retours afin de mettre des documents dans le système du greffe. Le nouveau réseau électronique minimise l’effort physique, les frais de déplacement et l’utilisation du temps tout en classant efficacement tous les documents juridiques plus rapidement. Cela réduit également dans une large mesure les problèmes liés à la récupération, à l’égarement et à la confidentialité des documents.
Le système de dépôt électronique fournit quatre services à tous les cabinets d’avocats enregistrés : le service de dépôt électronique, le service d’extraction électronique, la fonction de service électronique de documents et le service d’information électronique. Tous les services, à l’exception de ces derniers, sont disponibles pour une utilisation directement sur l’interface du site officiel. Le système de dépôt électronique permet aux utilisateurs enregistrés de déposer électroniquement leurs documents à tout moment de la journée, n’importe quel jour de la semaine. Les paiements pour le service de dépôt peuvent également être transférés en ligne, avec des relevés de facturation précis envoyés au cabinet d’avocats.
Les cabinets d’avocats peuvent utiliser le service d’extraction électronique à deux fins : rechercher et extraire. Tous les documents existants apparaîtront dans la base de données du système, ce qui facilite la recherche. Les cabinets d’avocats peuvent également imprimer et dupliquer tout document lorsque la demande est accordée par les tribunaux. Le service de notification électronique de documents, d’autre part, dispose d’une fonction appelée «Fichier et servir en un clic», qui envoie et signifie simultanément des documents aux tribunaux et à l’autre partie. Cette fonctionnalité réduit les procédures inutiles et la paperasserie pour quiconque souhaite porter une affaire devant les tribunaux.
Les cabinets d’avocats intéressés qui souhaitent utiliser le système de dépôt électronique peuvent postuler en ligne. Ils doivent soumettre un formulaire de demande dûment rempli et les autres documents requis avant de recevoir un programme d’installation pour le logiciel juridique. Les particuliers peuvent également assister à des sessions de formation préparées par la Singapore Academy of Law avant d’utiliser le logiciel.