La pratique consistant à examiner des documents pour déterminer leur pertinence pour le procès est connue sous le nom de revue de documents, communément appelée dans la pratique revue de documents. L’un des éléments essentiels du procès dans le système de common law est la possibilité pour chaque partie de rechercher et d’examiner les documents pertinents que l’autre détient. Les parties ont accès à ces documents par le biais du processus probatoire de la découverte, et les avocats de chaque partie s’engagent ensuite dans un examen des documents pour déterminer l’utilité d’un document donné pour l’affaire. Les avocats s’engagent également parfois dans l’examen des documents d’un client lorsque ce client, généralement une entreprise, anticipe une action en justice ou une enquête. L’examen des documents est généralement considéré comme une tâche juridique plutôt insignifiante et n’implique généralement rien de plus que de marquer un document comme pertinent ou non pertinent et de passer à autre chose.
Les premiers examens de documents consistaient en des avocats, généralement de nouveaux associés, passant au crible des boîtes de papier imprimé. L’avènement de la technologie informatique a rendu les impressions presque obsolètes pour le processus d’examen des documents. Aujourd’hui, la plupart des documents sont remis sous forme électronique et sont examinés sur des écrans d’ordinateur. Cela a facilité le processus d’examen à certains égards, mais cela signifie également que de nombreux autres documents sont désormais impliqués. En règle générale, tout ce qui est stocké sur les serveurs de l’entreprise doit être remis lors de la découverte, des notes officielles aux e-mails personnels banals.
La plupart du temps, l’examen des documents accompagne les litiges en cours. Les cabinets d’avocats effectuent des examens de documents conformément à la loi sur la découverte pour les clients qui poursuivent ou sont poursuivis. Cependant, la découverte peut également se faire de manière stratégique sans essai. Une entreprise qui envisage d’en poursuivre une autre peut vouloir effectuer un examen de la documentation interne pour comprendre ses propres responsabilités. De même, une entreprise qui s’attend à être poursuivie, ou qui s’attend à une enquête fédérale, peut procéder à un examen auto-prescrit afin de commencer à constituer une défense appropriée.
L’examen des documents dans toutes les juridictions doit être effectué par des avocats agréés. Bien que la tâche ne soit guère plus que la recherche de contenu, il s’agit d’un élément essentiel de la constitution d’un dossier juridique et, en tant que tel, il doit être géré par des professionnels compétents. Cependant, il n’y a pas de règle selon laquelle les avocats qui effectuent les services d’examen de documents doivent être associés en permanence au cabinet en charge.
Les cabinets d’avocats qui traitent régulièrement de grandes affaires d’entreprise peuvent être avalés par l’examen des documents. Lorsque des millions de documents doivent être examinés, le processus peut prendre des mois, et les avocats qui pourraient autrement être en mesure de travailler sur le fond de l’affaire seront contraints de régler les questions de pertinence. Certaines entreprises ont tenté d’y remédier en retenant des services d’externalisation juridique pour l’examen de leurs documents ou en embauchant des avocats contractuels pour faire le travail pour un prix bien inférieur au salaire d’un avocat associé.
Un avocat qui ne fait que l’examen de documents est souvent appelé avocat d’examen de documents. Cet avocat ne pratique pas le droit dans un sens significatif, et il ne participe pas à l’affaire au-delà de la sélection des documents et de la notation de ceux qui pourraient être pertinents. Il n’interagit pas avec les clients et n’apporte rien d’original au processus. Certains cabinets ont des départements d’examen de documents d’avocats permanents dont le seul travail est l’examen de documents, mais le plus souvent, ces avocats sont embauchés à temps partiel, sous contrat, voire entièrement sous-traités. Lorsque l’examen de la documentation est terminé, leur travail le fait généralement.