Également appelés documents de transport, les documents d’expédition sont des documents juridiques qui sont utilisés dans le processus de transport de marchandises d’un endroit à un autre. Les documents d’expédition sont requis pour le transport légal de marchandises dans les contextes nationaux ainsi que pour les expéditions internationales de tous types. Les documents exacts requis pour gérer l’expédition et la livraison des marchandises varieront en fonction des réglementations et des normes qui s’appliquent à la fois au point de départ de l’expédition et à la destination, ainsi qu’à tous les points intermédiaires où les marchandises doivent être enregistrées et inspectées.
L’un des documents d’expédition les plus élémentaires est le connaissement. Utilisé dans les efforts d’expédition nationaux et internationaux, ce document est souvent délivré par le transporteur ou un agent du transporteur. Dans certains pays, l’expéditeur peut préparer le connaissement à l’avance, à condition que le document soit conforme à la fois aux réglementations nationales en matière d’expédition et aux normes du transporteur. Bien que les détails contenus dans le document varient, la plupart identifieront l’expéditeur et le destinataire, fournissant les coordonnées de base des deux parties. Une description des marchandises incluses dans l’expédition est également fournie, ainsi que les quantités de chaque marchandise dans l’expédition et le poids total de l’expédition. Les transporteurs incluront généralement des données concernant le ramassage de l’envoi, la date de livraison prévue et des informations concernant les frais d’expédition, y compris si ces frais sont prépayés ou collectés.
La liste de colisage est un autre exemple des documents d’expédition de base qui sont systématiquement inclus dans les documents accompagnant un envoi. Ce document sert souvent au destinataire à vérifier que les articles identifiés sur le connaissement sont bien livrés au destinataire. Les politiques de certains services d’expédition et de réception exigent que seuls les envois accompagnés d’une liste de colisage ou d’un bordereau puissent être acceptés.
Avec les envois internationaux, il existe plusieurs autres types de documents d’expédition qui sont susceptibles d’être nécessaires. Un certificat d’origine établit d’où provient l’expédition et qui était responsable de la préparation des marchandises pour l’expédition. Un certificat d’assurance documente la couverture acquise pour protéger l’expédition en cours de route, protégeant efficacement les intérêts de l’expéditeur et du destinataire. Les documents douaniers sont nécessaires pour permettre aux marchandises de quitter le pays d’origine et d’être reçues dans le pays où réside le destinataire. Si l’envoi doit traverser plusieurs nations en cours de route, les documents douaniers doivent répondre aux normes imposées par chaque port ou point d’arrêt en cours de route.
Les documents d’expédition sont importants pour protéger toutes les parties impliquées dans le processus d’expédition. En se conformant aux réglementations d’expédition applicables, il est possible de s’assurer que les commandes sont correctes, livrées à temps, emballées conformément aux normes d’expédition et que les tarifs facturés pour le processus d’expédition lui-même sont compatibles avec tout contrat existant entre l’expéditeur et le transporteur. Lorsque l’un des documents d’expédition requis par la loi n’est pas préparé correctement, il existe un risque réel que l’expédition soit bloquée jusqu’à ce que les erreurs soient corrigées ou que les documents de remplacement soient préparés et transmis à l’emplacement où l’expédition est temporairement stockée.