La détermination des meilleurs consultants en ingénierie pour un projet est plus facile si des procédures formelles de gestion de projet sont suivies pendant le processus de sélection. Les consultants en ingénierie sont embauchés pour une grande variété d’emplois qui vont des activités de recherche appliquée à la conception et à la construction de grandes installations. Les services des consultants sont acquis par la préparation d’une demande de proposition (RFP) et l’évaluation subséquente des réponses. Le processus d’appel d’offres, qui peut également être rédigé par des consultants, doit être géré par des personnes bien qualifiées dans leur domaine et bien informées des résultats souhaités. Les mesures de contrôle de la qualité exigent que l’équipe de sélection évalue les références professionnelles antérieures des principaux candidats au poste.
Les procédures de gestion de projet suivies par l’équipe de sélection comprennent la préparation en temps opportun de la DP, l’établissement d’un moyen de communiquer avec les soumissionnaires intéressés et un mécanisme pour autoriser ou interdire des travaux supplémentaires ou une approche différente par le soumissionnaire. De plus, les planificateurs doivent communiquer leur calendrier de soumission et d’analyse des réponses. Souvent, mais pas toujours, les critères d’évaluation sont également révélés.
La DP est le document qui transmet le projet aux ingénieurs-conseils intéressés. L’étendue des travaux est l’élément le plus décisif de l’appel d’offres et du processus de sélection dans son ensemble. Lorsque l’objectif du projet est clairement défini, les ingénieurs eux-mêmes refuseront souvent de soumissionner s’ils se rendent compte que le projet ne relève pas de leur domaine d’expertise.
La portée énonce les points de début et de fin du projet. Il inclura ce qui est connu et inconnu sur le processus ou le projet, permettant aux ingénieurs de réaliser les tests ou les travaux expérimentaux à inclure dans leur proposition. Une portée bien rédigée décrira le résultat du projet de manière si détaillée qu’il est facile pour toutes les parties de savoir quand le projet est terminé et de qualité acceptable. Le reste de la DP décrira le travail à effectuer, les produits livrables, les attentes en matière de contrôle de la qualité et les dates d’échéance requises pour divers jalons.
Les tâches de travail sont généralement décrites dans une hiérarchie d’objectifs et de sous-objectifs appelés calendrier de répartition du travail (WBS). Le travail de rédaction d’un WBS assure aux planificateurs que le projet est complet et qu’aucun élément n’a été oublié. Les soumissionnaires utilisent le WBS comme un moyen facile à comprendre pour présenter leur réponse et une liste de contrôle pour l’exhaustivité.
Le comité de sélection doit évaluer les candidats sur plus que des documents écrits pour avoir l’assurance que les meilleurs consultants en ingénierie sont choisis. Des projets antérieurs de nature similaire, s’ils sont disponibles, devraient être étudiés pour déterminer la capacité des consultants à fournir des résultats opportuns et de haute qualité. De nombreux projets intègrent des points intermédiaires d’évaluation pour déterminer si les résultats sont conformes aux objectifs. Des incitations sont parfois appliquées pour promouvoir le respect des horaires.
Une fois le processus d’appel d’offres terminé, le projet ne sera pas nécessairement attribué. Plusieurs fois, la direction découvre des chaînons manquants dans le projet qui sont devenus apparents lors de l’examen des réponses. L’examen du projet par plusieurs équipes d’experts non impliqués peut mettre en évidence des lacunes ou des informations manquantes. Parfois, les meilleurs consultants en ingénierie sont découverts en lisant la réponse qui énumère les données incomplètes ou les mauvaises hypothèses de la DP originale.