Le logiciel de numérotation téléphonique est un progiciel utilisé pour effectuer la numérotation téléphonique de masse. Les logiciels de ce type sont très utiles pour structurer les appels automatiques aux clients, comme les appels d’accueil à de nouveaux clients, ou pour réaliser des enquêtes ou des sondages par téléphone. Différents types de logiciels de numérotation téléphonique sont disponibles pour diverses applications, bien que la plupart des produits fonctionnent à peu près de la même manière.
L’un des avantages les plus importants du logiciel de numérotation téléphonique est qu’il permet aux utilisateurs de composer simultanément plusieurs numéros de téléphone. Au fur et à mesure qu’une connexion est établie à chaque appel, le composeur déclenche un message automatisé qui informe l’appelé de ce qui va se passer ensuite. Dans certains cas, le message demandera au correspondant d’attendre car il est connecté à une personne en direct. À d’autres moments, le parti est invité à participer à un sondage ou à une enquête, en utilisant le clavier du téléphone pour enregistrer les réponses. La plupart des logiciels de numérotation téléphonique peuvent gérer efficacement des milliers d’appels simultanément, en supposant qu’il existe autant de lignes téléphoniques sortantes que le logiciel doit utiliser.
Il existe plusieurs attributs au logiciel de numérotation téléphonique qui en font un outil commercial très populaire. L’un concerne la création et la maintenance de listes de numéros de téléphone. La plupart des versions de ce type de logiciel permettent aux utilisateurs d’assembler plusieurs listes d’appels, d’attribuer à chaque liste un nom descriptif et d’enregistrer ces listes pour une récupération facile quand et selon les besoins. Lorsqu’il est nécessaire de mener une campagne téléphonique, il suffit de charger le message préenregistré que l’utilisateur souhaite partager, de sélectionner la ou les listes correctes et de permettre au logiciel d’exécuter les appels téléphoniques.
Le logiciel de numérotation téléphonique permet également de gérer un volume d’appels plus élevé tout en employant un personnel réduit. Les sociétés de télémarketing peuvent utiliser ce type de logiciel téléphonique pour filtrer les appels sortants, éliminant efficacement ceux qui ont des signaux d’occupation ou qui ne sont pas captés dans un nombre de sonneries fixe. Tous les appels qui reçoivent une réponse peuvent ensuite être acheminés vers un agent de télémarketing à la fois, en fonction de la manière que l’utilisateur choisit de configurer la rotation des télévendeurs disponibles.
Une autre application du logiciel de numérotation téléphonique concerne les notifications politiques des gouvernements locaux ou des candidats lors d’une élection à venir. A l’aide d’un message préenregistré, il est possible de constituer des listes d’électeurs potentiels ou de citoyens résidant dans la juridiction, et d’interpeller chacun. Lorsqu’une connexion est établie, soit avec une personne en direct, soit vers une messagerie vocale ou un répondeur, l’enregistrement commence et laisse le message voulu. Cette approche peut permettre aux politiciens d’atteindre des centaines de milliers d’électeurs en l’espace de quelques heures, ce qui est difficile à accomplir même en utilisant d’autres formes de médias de masse.
Bien que le logiciel de numérotation téléphonique soit efficace, certaines entreprises choisissent de renoncer à l’utilisation de cet outil. C’est particulièrement vrai avec les entreprises qui souhaitent s’établir comme étant plus accessibles et agréables avec leur clientèle. L’idée est que l’utilisation d’une trop grande automatisation dans le processus de communication est en fait préjudiciable aux relations avec le client, et que le client doit atteindre une personne en direct sans avoir à passer par un type de système de gardiennage électronique.