Un répondeur à distance est un type d’équipement téléphonique configuré pour permettre aux utilisateurs de se connecter à l’appareil et d’utiliser une série de codes d’accès pour accéder et gérer les messages enregistrés sur l’appareil. Généralement faciles à utiliser, les répondeurs de ce type sont relativement peu coûteux et fonctionnent à l’aide d’invites à touches pour accéder et gérer les messages enregistrés. L’utilisation d’un répondeur à distance est considérée comme une alternative à l’utilisation d’autres types d’options de messagerie avec les services téléphoniques fixes, tels que la messagerie virtuelle en ligne et les services de réponse fournis par les compagnies de téléphone.
La configuration d’un répondeur à distance typique nécessite que l’appareil soit connecté à une ligne fixe ainsi qu’à un téléphone résidentiel. L’appareil peut être configuré pour répondre à un appel entrant après un nombre spécifié de sonneries et lire un message d’accueil préenregistré qui invite l’appelant à laisser un message après l’émission d’un bip ou d’une tonalité. Ce message est enregistré sur une puce numérique ou une petite cassette qui est insérée dans la machine elle-même. Lorsqu’il est à la maison, l’utilisateur peut utiliser le clavier du téléphone fixe pour accéder aux messages pour la lecture, l’enregistrement ou la suppression. Lorsque la machine fonctionne avec l’utilisation d’une mini-cassette, il est facile pour le propriétaire de charger des messages importants sur une cassette pour un stockage permanent et d’insérer une nouvelle cassette dans l’appareil d’enregistrement.
L’une des caractéristiques distinctives du répondeur à distance est que l’utilisateur peut appeler l’appareil à partir d’un emplacement distant. Afin de gérer la connexion et de pouvoir lire les messages enregistrés ou nouveaux, l’utilisateur doit appeler en utilisant une ligne équipée d’un service de tonalité. La plupart des répondeurs sont configurés pour détecter les tonalités numériques émises dans le cadre de ce service, permettant à l’utilisateur d’entrer un code d’accès que le système reconnaît. Le service de tonalité est également nécessaire pour demander au système d’enregistrer, de rejouer ou de supprimer les messages en cours.
L’utilisation d’un répondeur à distance est une alternative peu coûteuse à l’utilisation des services de répondeur fournis par des sociétés indépendantes ou même d’un service fourni par la compagnie de téléphone de l’utilisateur. En effet, ces alternatives nécessitent normalement une sorte de frais mensuels, ainsi que l’activation de certains autres services tels que le renvoi d’appel. Étant donné qu’un répondeur à distance peut être acheté pour un montant relativement faible, l’appareil peut facilement s’amortir en quelques mois d’utilisation.