Les boîtes vocales sont des comptes de messagerie sur un système de messagerie vocale informatisé. Lorsqu’un utilisateur de messagerie vocale reçoit un appel téléphonique et que l’appelant décide de laisser un message, le message est enregistré et stocké jusqu’à ce que l’utilisateur décide de le récupérer, puis de le supprimer ou de l’enregistrer. Bien que le mot « boîte » puisse encourager les gens à visualiser un conteneur physique pouvant contenir des messages, ce n’est pas le cas. Au lieu de cela, « boîte » est uniquement utilisé pour désigner une partie désignée du système qui enregistre et stocke la messagerie vocale. Les boîtes vocales sont généralement protégées par des mots de passe ou des codes d’accès pour garantir la confidentialité, et elles offrent généralement une capacité limitée pour le stockage des messages.
Lorsqu’une personne dit qu’elle doit vérifier sa boîte vocale, cela signifie généralement qu’elle doit appeler un numéro de téléphone ou se connecter à un site Web pour écouter les messages vocaux que les appelants lui ont laissés sur un système informatisé. La partie de ce système informatisé qui lui est réservée ainsi qu’à ses messages est ce que les gens appellent une boîte vocale. Il n’y a pas de boîte physique à laquelle une personne peut accéder pour récupérer ces types de messages. Pourtant, cette boîte aux lettres agit comme un lieu de stockage pour ses messages vocaux de la même manière qu’une boîte aux lettres ordinaire fournit un espace pour conserver et récupérer son courrier postal.
Habituellement, un utilisateur de messagerie vocale établit un mot de passe pour récupérer les messages de sa boîte vocale. La protection par mot de passe sert deux objectifs fondamentaux. Premièrement, il fournit un système d’organisation pour l’entreprise de messagerie vocale – les combinaisons de nom d’utilisateur et de mot de passe permettent à l’entreprise de séparer des zones spécifiques pour chaque utilisateur, leur permettant d’accéder directement à leurs propres messages. Deuxièmement, exiger d’une personne qu’elle ait un mot de passe pour accéder à ses messages contribue à garantir la confidentialité. Tant qu’il ne partage son mot de passe avec personne d’autre, cela lui permet de garder son compte et ses messages privés.
Fait intéressant, les boîtes vocales ont souvent une capacité limitée. De cette façon, ils sont similaires aux boîtes aux lettres ordinaires. Les boîtes vocales n’ont généralement assez d’espace que pour un certain nombre de minutes ou d’heures de messages. Si un individu dépasse l’espace alloué à ses messages, ses appelants peuvent recevoir un message enregistré les informant que la boîte vocale de l’utilisateur de la messagerie vocale est pleine. Pour permettre à ses appelants de laisser des messages supplémentaires, l’utilisateur devra généralement supprimer certains de ceux qui ont été stockés sur le système.